Interne controle in de horeca

17 februari 2020 | Redactie

In het kader van het thema 'beveiliging' wordt stilgestaan bij de mogelijkheden welke de horeca-ondernemer zoal ten dienste staan om de kasstromen binnen het eigen bedrijf te beheersen. Een veel gehoorde kreet bij horeca-ondernemers is dat hun bedrijf zich qua omvang niet leent om een aantal (elementaire) interne beveiligingsmaatregelen door te voeren. Bovendien: ondernemer en/of echtgenoot(e) zijn altijd aanwezig, zodat geen ontvangsten aan het zicht van de eigen onderneming kunnen worden onttrokken.

Wij echter delen de opvatting dat het hierdoor zinloos en/of overbodig zou zijn bepaalde maatregelen van interne controle door te voeren niet. Ten eerste zal de ondernemer/eigenaar veelal niet altijd persoonlijk aanwezig (kunnen) zijn. Ook de horeca - hoe vervelend dit ook is - heeft te kampen met het probleem dat er mensen met 'lange vingers' werken. Via een adequate administratieve organisatie en interne controle kan gelukkig de beheersing van de eigen bedrijfsvoering aanzienlijk worden verbeterd. Onder administratieve organisatie en interne controle worden verstaan de wijze waarop alle handelingen binnen het bedrijf worden geregistreerd, de aanknopingspunten die dit biedt voor de controle op de uitgaven en ontvangsten en de feitelijke controle op de uitgaven en ontvangsten zelf.

Het stelsel van maatregelen dat kan worden ingevoerd, varieert per type horeca-onderneming (café, restaurant, hotel, etc.) en omvang van de onderneming.

Zo zal de controle op de opbrengsten van een bar worden gekoppeld aan het drankverbruik (uit ieder vat bier dienen een x-aantal glazen bier te worden getapt), terwijl voor de controle op opbrengsten van kamerverhuur bij een hotel aansluiting wordt gezocht bij de maximale verhuurcapaciteit en bezettings-/reserveringsoverzichten.

Onbeperkt

De omvang van de onderneming bepaalt de mogelijkheden die er zijn om een bepaalde taakverdeling binnen het bedrijf af te spreken. Het doorvoeren van de taakverdeling maakt het mogelijk een zichzelf controlerend systeem op te zetten. Bijvoorbeeld: door in de keuken te laten vastleggen welke gerechten zijn uitgeserveerd kan degene die administreert uitrekenen wat de dagopbrengst moet zijn geweest (de zogenaamde 'soll-positie'). Indien deze 'soll-positie' vervolgens wordt vergeleken met de kasafdrachten van de kelners ('ist-positie'= werkelijk omzet), kan worden gecontroleerd of alle uitgeserveerde gerechten in rekening zijn gebracht en of zij als opbrengst zijn verantwoord.

Ook dient nog te worden gewezen op een laatste bepalende factor die van invloed is op de mogelijkheden die de ondernemer ter beschikking staan om een adequate interne organisatie op te zetten, namelijk de stand van de techniek. Het vergevorderde ontwikkelingsstadium van soft- en hardware biedt welhaast onbeperkte mogelijkheden op het gebied van automatisering in de horeca. Denkt u bijvoorbeeld maar aan de mogelijkheid tot koppeling van de computer-voorraadadministratie aan de tapinstallatie achter de bar en aan het kasregister, waardoor het niet meer mogelijk is drankconsumtpies uit te serveren zonder dat dit wordt geregistreerd. Dit maakt bijvoorbeeld de situatie overbodig waarbij een afzonderlijke controleur onafhankelijk van het barpersoneel de omzet registreert op een apart kassaregister. Deze situatie doet zich in de praktijk echter nog steeds voor!

Uiteraard hangt aan alle mogelijkheden een kostenplaatje. Echter ook voor de 'kleinere' horeca-onderneming liggen vele technische mogelijkheden binnen het financieel bereik in verband met de drastische daling van aanschafprijzen van hard- en software de laatste jaren.

Signaleren

Er zijn verschillende mogelijkheden om de administratie op een zodanige wijze in te richten, dat vanuit een gedegen marge-analyse eventuele voorraadverschillen achteraf tenminste worden gesignaleerd.

Door het boeken van de inkopen te splitsen naar omzetcategorieën (met ieder verschillende brutowinstpercentages) kan vanuit de geboekte inkopen worden berekend hoeveel de omzet theoretisch zou moeten bedragen (de 'soll-positie'). Door deze 'soll-positie' van de omzet te vergelijken met de werkelijk verantwoorde omzet ('ist-positie') wordt vastgesteld of er sprake is van een voorraadverschil. Wij illustreren dit met een eenvoudig rekenvoorbeeld. Stel dat drie omzetgroepen worden onderscheiden: bier, frisdrank en koffie/thee en dat de werkelijke omzet in enige week ¦ 17.500 bedraagt. Gehanteerd worden verder de volgende gegevens (afgezien is van de invloed van omzetbelasting).

 

                                            Bier           Frisdrank    Koffie/thee    Totaal
 
Fictief opslagpercentage      200%         300%         900%
Verbruik                             ¦ 2.000        ¦ 2.500       ¦   500
Theoretische omzet          ¦ 6.000         ¦ 10.000       ¦ 5.000     ¦ 21.000

 

In deze situatie bedraagt dus de theoretisch te verantwoorden omzet ¦ 21.000. Uitgaande van de werkelijke omzet ad ¦ 17.500 betekent dit dat het voorraadverschil tegen verkoopprijzen ¦ 3.500 bedraagt. Analyse van het verschil vanuit de administratie is verder niet mogelijk. Het verschil kan zijn veroorzaakt door eigen verbruik, gratis weggeven, diefstal etc. Duidelijk is echter dat de in de organisatie ingebouwde controles ontoereikend blijken.

Een meer verfijnde wijze van omzetregistratie - bijvoorbeeld per omzetgroep - isoleert het probleem al tot de veroorzakende omzetcategorie. Stel dat de werkelijke omzetten als volgt waren onderverdeeld:

 

                                        Bier           Frisdrank    Koffie/thee    Totaal
 
Werkelijke omzet            ¦ 5.950          ¦ 6.900       ¦ 4.650     ¦ 17.500

 

Uit deze nadere omzetverdeling blijkt dat het voorraadverschil wordt veroorzaakt door de groep frisdrank, waar dus extra aandacht op moet worden gevestigd. Verdere analyse zou kunnen uitwijzen dat:

-een inkoopfactuur is geboekt in de verkeerde periode, waardoor het verbruik te hoog was berekend,

-het gehanteerde opslagpercentage te hoog is,

- de eindvoorraad niet goed was geïnventariseerd, etc.

Men moet zich echter realiseren dat een voorraadverschil pas kan worden geanalyseerd, nadat duidelijk is dat er een verschil is en zo mogelijk in welke omzetgroep het verschil zit.

Evaluatie

In het voorgaande is getracht duidelijk te maken dat de ondernemer diverse mogelijkheden ten dienste staan teneinde de kasstromen binnen het eigen horeca-bedrijf te beheersen. Dit is gedaan aan de hand van enkele sterk vereenvoudigde voorbeelden. Het loont echter de moeite de interne organisatie binnen uw onderneming regelmatig te evalueren en waar nodig preventieve maatregelen te treffen, teneinde te voorkomen dat zich voorraadverschillen (ofwel een kaslek!) voordoen. Uw accountant kan u, als deskundige op het terrein van administratieve organisatie en interne controle, daarbij mede van dienst zijn. Als het een goede accountant is zal hij echter reeds jaarlijks, in de door hem gelijktijdig met de jaarrekening uitgebrachte management-letter ingaan op de kwaliteit van uw interne organisatie en op mogelijkheden ter verbetering hiervan.

HM30JAAR HM301995

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Overig nieuws

Interview Coronacrisis
Gevoelig punt: “Misschien moeten werknemers ook wat inleveren”

Bart Reints Bok is directeur/eigenaar van Charme Hotels, de hotelgroep die 26 hotels onder haar vleugels heeft. Hij houdt dagelijks de Nederlandse hotellerie op de hoogte van het reilen en zeilen in deze roerige tijden; iedere dag bellen we hem om de situatie te bespreken. In dit twaalfde hoofdstuk ...

Tech
Opnieuw grote hack bij Marriott

De Amerikaanse hotelketen Marriott is alweer slachtoffer geworden van een hack. Hackers hebben namelijk toegang gekregen tot de gegevens van 5,2 miljoen gasten, zo maakte het bedrijf dinsdag bekend op haar website. In 2018 kregen hackers al toegang tot de gegevens van 500 miljoen Marriott-gasten....

Coronacrisis
Wapenen tegen de crisis: Kamerprijs dumpen is dom. Waarom eigenlijk?

Booking-topman Glenn Fogel reageert gepikeerd op de vraag of hij vanwege de crisis de commissies gaat verlagen. Hij heeft een ander idee: hotels moeten de kamerprijzen verlagen. Wees daar heel voorzichtig mee. Het verlagen van kamerprijzen is echt onwenselijk, ook al kan het helaas wel eens onvermij...

Coronacrisis
Hotellerie op slot: Vier hoteliers uiten hun zorgen (deel 1)

De hotellerie zit op slot. Boekingen worden massaal geannuleerd, nieuwe boekingen blijven uit en veel hotels zijn genoodzaakt de deuren te sluiten. In een digitaal rondetafelgesprek bespreken vier hoteliers wat de coronacrisis voor gevolgen heeft op hun onderneming. Hoe kijken zij aan tegen de rol ...

Interview Coronacrisis
Overlevingskansen voor je hotel: "Het glipt nu tussen je vingers door"

Bart Reints Bok is directeur/eigenaar van Charme Hotels, de hotelgroep die 26 hotels onder haar vleugels heeft. Hij houdt dagelijks de Nederlandse hotellerie op de hoogte van het reilen en zeilen in deze roerige tijden; iedere dag bellen we hem om de situatie te bespreken. In dit elfde hoofdstuk bes...

Coronacrisis
Horeca zeker dicht tot en met 28 april

Zojuist heeft premier Rutte bekendgemaakt dat de Nederlandse horeca zeker tot en met 28 april gesloten blijft. Hij raadt Nederlanders daarnaast ten zeerste af een meivakantie te plannen, wat voor hotels en B&B's duidelijk geen positief nieuws is, maar het komt niet onverwacht. Ook schole...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Lees Nu
Columns Sander Allegro
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: