In de praktijk heeft iedere onderneming bijna dagelijks te maken met (commerciële) contracten. Van omvangrijke overeenkomsten met leveranciers en arbeidsovereenkomsten met personeel tot de dagelijkse lunch die wordt geserveerd. Die laatste categorie zal meestal weinig tot geen problemen opleveren. Overeenkomsten die een groter belang vertegenwoordigen kunnen discussie opleveren, zeker als partijen het niet eens zijn wat er nu precies is afgesproken of als partijen over bepaalde onderwerpen geen afspraken hebben gemaakt.
In het eerste deel van deze reeks stonden we stil bij hoe overeenkomsten tot stand komen en hoe algemene voorwaarden werken. In dit tweede deel richten we ons op twee onderdelen die in de praktijk vaak doorslaggevend blijken: de onderhandelingsfase en het contractmanagement. Een contract dat inhoudelijk klopt, ontstaat doorgaans door een doordachte voorbereiding. En zelfs het beste contract levert weinig op als de uitvoering daarna niet actief wordt gevolgd.
Een praktisch draaiboek voor contractonderhandelingen
Onderhandelen wordt soms gezien als een kwestie van ervaring of onderbuikgevoel. Een dergelijke ongestructureerde benadering laat echter ruimte voor fouten. Een gestructureerd draaiboek voor contractonderhandelingen dat is opgedeeld in verschillende fasen (voorbereiding, onderhandeling en vastlegging) zorgt ervoor dat het overzicht behouden blijft.
Stap 1: Voorbereiding
Een effectief onderhandelingstraject begint met een gedegen voorbereiding. Zo voorkom je dat cruciale onderwerpen pas laat aan bod komen of dat interne beperkingen alsnog roet in het eten gooien.
Bepaal doelen en belangen
Voor een onderneming is zelden alleen de prijs van een te leveren product of dienst van belang. Zo hecht een onderneming bijvoorbeeld waarde aan leveringszekerheid, mogelijkheden tot op- of afschalen van de samenwerking en/of de service en bereikbaarheid van de leverancier bij problemen. Daarnaast dienen sommige producten of diensten aan kwaliteitsnormen te voldoen. Door vooraf de prioriteiten te bepalen, ontstaat duidelijkheid over onderhandelingsruimte en welke punten essentieel zijn.
Inventariseer bestaande afspraken en interne kaders
Controleer welke contracten, raamovereenkomsten of voorwaarden al gelden. Dit voorkomt tegenstrijdige afspraken of juridische complicaties. Intern moet helder zijn wie bevoegd is om toezeggingen te doen, welke budgetgrenzen gelden en welke afdelingen betrokken moeten worden bij beslissingen.
Vooruitkijken: wat kan er misgaan?
Door vooraf na te denken over mogelijke knelpunten — vertraging, prijsstijging, aanvullende kosten, onzekerheid in wet- en regelgeving — wordt duidelijk welke bepalingen extra aandacht verdienen. Dit voorkomt dat partijen zich later beroepen op onduidelijk geformuleerde afspraken.
Stap 2: De onderhandelingsfase
Tijdens gesprekken is het belangrijk om structuur te bewaken. Zonder duidelijke focus lopen onderhandelingen snel uit of blijven cruciale onderwerpen liggen.
Scheid hoofdpunten van details
Begin met kernonderwerpen zoals prestaties, verantwoordelijkheden, planning en prijs. Pas wanneer daar overeenstemming is, komen aanvullende bepalingen aan bod. Zo ontstaat stapsgewijs helderheid zonder dat details het tempo vertragen.
Leg tussenstappen vast
Onderhandelingen kunnen soms een lange tijd in beslag nemen. Het is voorstelbaar dat aan (een van) beide zijden gesprekspartners aan- of afhaken. Door besluiten tussentijds te bevestigen — bijvoorbeeld via e-mail — voorkom je dat eerdere afspraken worden vergeten of verkeerd worden geïnterpreteerd.
Voorkom vrijblijvende samenwerking vóór de handtekening
Soms starten partijen al met leveren of voorbereiden terwijl het contract nog niet is afgerond. Dit lijkt praktisch, maar creëert risico’s als de onderhandelingen toch mislopen. Zo kan discussie ontstaan over de voorwaarden waaronder partijen hebben samengewerkt. Ook bestaat het risico dat de samenwerking op enig moment een definitief karakter krijgt, waardoor partijen ook zonder ondertekend contract onbedoeld voor langere tijd aan elkaar gebonden zijn.
Stap 3: Vastlegging en afronding
Als de hoofdlijnen helder zijn, volgt het traject van concepten, reviews en uiteindelijke ondertekening. Dit lijkt soms een formaliteit, maar in deze fase worden juist de afbakeningen en praktische afspraken vastgelegd die later het verschil maken.
Werk met één leidende versie
Door één masterdocument te gebruiken blijft het overzicht behouden. Alle wijzigingen worden daarin verwerkt en bijgehouden, zodat geen discussies ontstaan over verschillende versies die circuleren.
Geef bijlagen evenveel aandacht als het hoofdcontract
Veel operationele afspraken staan niet in het contract zelf, maar in bijlagen. Denk aan servicelevels, prestatie-indicatoren (of ‘KPI’s’), prijslijsten, kortingen of technische specificaties. Aangezien vaak juist over deze bijlagen en onderwerpen geschillen ontstaan, verdienen zij dezelfde aandacht als het contract.
Internationale contracten vragen extra aandacht
Grensoverschrijdende samenwerking brengt aanvullende vragen met zich mee: welk recht is van toepassing, welke rechter is bevoegd en welke taal is leidend bij interpretatie? Ook hierover kunnen bepalingen in het contract worden opgenomen, zodat latere discussie wordt voorkomen.
2. Contractmanagement
Na ondertekening van het contract begint het proces waarin de gemaakte afspraken in de praktijk worden gebracht. Contractmanagement zorgt ervoor dat partijen aan hun verplichtingen voldoen, dat afwijkingen tijdig worden opgemerkt en dat de samenwerking blijft aansluiten bij de praktijk.
Bewaak verplichtingen en termijnen
Contracten bevatten talloze verplichtingen, zoals (op)leverdata, facturatiemomenten en opzegtermijnen. Zonder monitoring kunnen fouten, vertragingen en extra kosten ontstaan. Een digitale tool of contractkalender helpt deadlines inzichtelijk te houden.
Leg afwijkingen en wijzigingen altijd vast
Vaak wijkt een samenwerking na verloop van tijd af van het oorspronkelijke contract. Soms breiden taken uit, wijzigen prijzen of verandert de planning. Leg wijzigingen altijd schriftelijk vast. Zo blijft het contract actueel en wordt discussie op een later moment voorkomen.
Zorg voor periodieke evaluatie van (de uitvoering van) het contract
Periodieke evaluaties bieden ruimte om prestaties te beoordelen en bespreken, verbeterpunten door te voeren en problemen te voorkomen voordat ze groot worden.
Houd oog voor beëindiging en archivering
Zorg dat opzegtermijnen tijdig worden gesignaleerd en dat er een bewust moment is om te beslissen over verlenging. Een volledig digitaal dossier — contract, bijlagen, wijzigingen en relevante correspondentie — voorkomt problemen en zorgt voor snelle duidelijkheid bij nieuwe onderhandelingen of eventuele geschillen.
Tot slot
Zowel een gestructureerd onderhandelingsproces als zorgvuldig contractmanagement is essentieel bij het sluiten en vervolgens uitvoeren van een contract. Door voor beide oog te hebben ontstaat niet alleen juridische zekerheid, maar ook een samenwerking waarin verwachtingen helder zijn, risico’s beheersbaar blijven en communicatie soepel verloopt.
Dit artikel is geschreven door Willem van Dijk (advocaat/partner) en Tijn Coppens (advocaat), beide werkzaam bij act legal in Amsterdam. Wilt u meer informatie of heeft u behoefte aan advies? Aarzel dan niet om contact op te nemen via willem.vandijk@actlegal-netherlands.com.
Blijf op de hoogte!
Twee keer per week het actuele en relevante hotelnieuws in uw mailbox? Registreer hier voor onze digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
