AVG in jouw hotel: "Let op de bewaartermijn voor persoonsgegevens"

4 juni 2019 | Thijs Jacobs

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft veel horecaondernemers kopzorgen bezorgd. Veel ondernemers zijn goed op weg, maar er zijn ook ‘vastlopers’. Dat merkt Michelle Wijnant, juridisch adviseur bij ICTRecht, ook. “Horecaondernemers zijn vaak wel een stuk op weg, maar hebben nog niet alle onderdelen geïmplementeerd. Ze zijn bijvoorbeeld nog bezig met het sluiten van verwerkersovereenkomsten, het inrichten van de benodigde procedures en systemen en het opstellen van beleid. Dit, terwijl de wet in 2016 in werking is getreden en sinds 2018 al voldaan moet worden aan de wet.”

Hangen er dan boetes boven het hoofd van hotels en restaurants die niet voldoen aan de privacywet? “Nee, zo ver gaat de toezichthouder niet meteen. Op dit moment is de Nederlandse toezichthouder vooral nog bezig met het geven van advies en het uitdelen van waarschuwingen. Maar gezien het feit dat de AVG wel al de geldende wetgeving is, zul je er alles aan moeten doen om de zaken die je nog niet geregeld had, alsnog op orde te krijgen. Het verwerken van persoonsgegevens is namelijk aan regels gebonden en het is dus van belang dat je deze hebt geïmplementeerd en kunt aantonen dat je hieraan voldoet.”

Ontwikkel beleid

Michelle adviseert veel verschillende soorten bedrijven en instanties, van gezondheidsinstellingen tot hotels. Eigenlijk valt iedereen die met persoonsgegevens werkt binnen de doelgroep. “Hotels hebben ook te maken met persoonsgegevens evenals restaurants, zeker nu steeds meer online en digitaal gebeurt. In de hotellerie is vaak nog werk te verzetten bijvoorbeeld in het vormgeven van het beleid richting de medewerkers, maar ook met betrekking tot het opschonen van de databases. In samenwerking met HM Academy hebben we daarom een training ontwikkeld voor de horeca, waarbij we de hele hotelervaring op AVG-gebied analyseren, van oriëntatie op de website tot aan de check-out en zelfs daarna.”

Je mag niet alles bewaren

Een onderdeel van de privacywetgeving is dat je bewaartermijnen moet vaststellen voor alle gegevens die je hebt verzameld. Het vaststellen van bewaartermijnen en het doorvoeren hiervan, vinden veel organisaties nog lastig. Dit met als resultaat dat databases in veel gevallen dus nog niet zijn ontdaan van oude informatie. De hoofdregel is dat je gegevens alleen zolang mag bewaren als dat nodig is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je mag gegevens dan ook niet oneindig bewaren. “E-mailadressen die je hebt verzameld doordat iemand zich heeft ingeschreven voor je nieuwsbrief, mag je bijvoorbeeld bewaren en gebruiken voor dit doel totdat iemand zich voor je nieuwsbrief afmeldt. Daarnaast volgt een deel van de bewaartermijnen uit de wet, zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen van zeven jaar. Voor andere klantinformatie, zoals bijvoorbeeld de naam, contactgegevens en dieetwensen van je gasten, dien je zelf de bewaartermijnen vast te stellen. Die volgen niet uit de wet. Je hebt deze gegevens verzameld om de reservering mogelijk te maken, en in principe dienen ze dan ook te worden verwijderd als de reservering voorbij is. Mocht je extra services willen aanbieden aan je klanten, zoals bijvoorbeeld het digitaal noteren en onthouden van dieetvoorkeuren, dan je zul je daar een aparte grondslag voor moeten hebben zoals bijvoorbeeld toestemming. Dit onderdeel, samen met alle andere AVG-onderdelen zullen we gedurende de training bespreken.”

Neem privacy serieus

Goed, tijdens de training komen eerdergenoemde zaken uitvoerig aan de orde, net als het hele ‘gastproces’: “Allereerst kijken we naar de ervaring op de website. Staat daar bijvoorbeeld wel een privacyverklaring op? En, vervolgens gaan we door naar de interne opslag van gegevens, de doorgifte van gegevens naar leveranciers (van bijvoorbeeld het administratiesysteem) en we eindigen bij het verlaten van de gast van de locatie en het contact dat je wellicht daarna nog met ze wilt houden. Op de trainingsdag neem ik de aanwezigen mee door de relevante facetten uit de privacywetgeving aan de hand van het gastproces. Mijn co-trainer, Jeroen van Nieuwkerk, heeft ‘tooling’ ontwikkeld om grip te krijgen op de persoonsgegevens die zich binnen de horecaonderneming bevinden en de verschillende AVG-facetten verder te implementeren. Hij neemt de cursisten daar doorheen. Uiteindelijk willen we de aanwezigen niet bang maken, maar juist helpen de privacywetgeving op een praktische wijze te implementeren. Het is namelijk niet zo dat je niks meer met persoonsgegevens mag, maar je moet er vooral zorgvuldig mee omgaan en goed kunnen onderbouwen waarom je dat op een bepaalde manier doet. Wanneer je jouw gast laat zien dat je privacy serieus neemt, dan is dat ook een vorm van service en laat dat nou net heel belangrijk zijn in de hospitalitybranche!”

De HM Academy organiseert op 25 juni 2019 in het Postillion hotel in Bunnik de ééndaagse training 'Privacy voor de hotellerie.' Twee uiterst vakbekwame trainers geven je de tools mee naar huis om je hotel volledig up-to-date te krijgen. Schrijf je snel in!

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Overig nieuws

Awards
Most Wanted Award 2020 voor Hotel Banks Mansion

Hotel Banks Mansion in Amsterdam, onderdeel van Carlton Hotel Collection, heeft onlangs een Loved by Guests: Most Wanted Award 2020 met een score van 9.6 in ontvangst mogen nemen. De awards worden jaarlijks op basis van geverifieerde gastenboordelingen uitgereikt door Hotels.com. Het hotel, geleg...

Toerisme
Bijna de helft van de Nederlanders gaat voor all-inclusive deze voorjaarsvakantie

Het aantal Nederlanders dat dit voorjaar voor een all inclusive-vakantie kiest, is gestegen: 48% van de vakantiegangers verkiest dit verzorgingstype boven logies en ontbijt (24%). In 2019 was dat nog 43% van de Nederlanders, blijkt uit cijfers van dé VakantieDiscounter. Ook hotels zijn n&o...

Hotel Verbouwen
Apollo hotel Amsterdam in een nieuw jasje

Apollo Hotel Amsterdam, a Tribute Portfolio Hotel brengt de Olympische Spelen van 1928 terug naar Amsterdam door 174 kamers in een geheel nieuw jasje te steken. Alle 223 kamers en suites zijn nu volledig gerenoveerd. Gelijktijdig met de onthulling van het vernieuwde interieurdesign, kondigt Apollo H...

Economie Longread
Interne controle in de horeca

In het kader van het thema 'beveiliging' wordt stilgestaan bij de mogelijkheden welke de horeca-ondernemer zoal ten dienste staan om de kasstromen binnen het eigen bedrijf te beheersen. Een veel gehoorde kreet bij horeca-ondernemers is dat hun bedrijf zich qua omvang niet leent om een aantal...

Interview Longread
Twee bankiers over de 'herontdekking van de hotellerie'

Op de drempel van een nieuw decennium bespreken twee bankiers de staat van de hotellerie. Lianne Zondervan, Sector directeur Leisure van de ABN AMRO en Jos Klerx, Sectorspecialist Horeca & Recreatie van de Rabobank, blikken terug en kijken vooruit in een uitgebreid dubbelinterview. Dit interv...

Amsterdam
Hoofdkantoor The Student Hotel naar Amsterdam

Vanwege de exponentiële groei van The Student Hotel, heeft het internationale hoofdkantoor zich in januari 2020 in Amsterdam Noord gevestigd. Het culturele, eclectische en industriële bedrijventerrein in Noord sluit naadloos aan bij de kernwaarden van TSH. Het nieuwe hoofdkantoor is gev...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Lees Nu
Columns Sander Allegro
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: