AVG in jouw hotel: "Let op de bewaartermijn voor persoonsgegevens"

4 juni 2019 | Thijs Jacobs

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft veel horecaondernemers kopzorgen bezorgd. Veel ondernemers zijn goed op weg, maar er zijn ook ‘vastlopers’. Dat merkt Michelle Wijnant, juridisch adviseur bij ICTRecht, ook. “Horecaondernemers zijn vaak wel een stuk op weg, maar hebben nog niet alle onderdelen geïmplementeerd. Ze zijn bijvoorbeeld nog bezig met het sluiten van verwerkersovereenkomsten, het inrichten van de benodigde procedures en systemen en het opstellen van beleid. Dit, terwijl de wet in 2016 in werking is getreden en sinds 2018 al voldaan moet worden aan de wet.”

Hangen er dan boetes boven het hoofd van hotels en restaurants die niet voldoen aan de privacywet? “Nee, zo ver gaat de toezichthouder niet meteen. Op dit moment is de Nederlandse toezichthouder vooral nog bezig met het geven van advies en het uitdelen van waarschuwingen. Maar gezien het feit dat de AVG wel al de geldende wetgeving is, zul je er alles aan moeten doen om de zaken die je nog niet geregeld had, alsnog op orde te krijgen. Het verwerken van persoonsgegevens is namelijk aan regels gebonden en het is dus van belang dat je deze hebt geïmplementeerd en kunt aantonen dat je hieraan voldoet.”

Ontwikkel beleid

Michelle adviseert veel verschillende soorten bedrijven en instanties, van gezondheidsinstellingen tot hotels. Eigenlijk valt iedereen die met persoonsgegevens werkt binnen de doelgroep. “Hotels hebben ook te maken met persoonsgegevens evenals restaurants, zeker nu steeds meer online en digitaal gebeurt. In de hotellerie is vaak nog werk te verzetten bijvoorbeeld in het vormgeven van het beleid richting de medewerkers, maar ook met betrekking tot het opschonen van de databases. In samenwerking met HM Academy hebben we daarom een training ontwikkeld voor de horeca, waarbij we de hele hotelervaring op AVG-gebied analyseren, van oriëntatie op de website tot aan de check-out en zelfs daarna.”

Je mag niet alles bewaren

Een onderdeel van de privacywetgeving is dat je bewaartermijnen moet vaststellen voor alle gegevens die je hebt verzameld. Het vaststellen van bewaartermijnen en het doorvoeren hiervan, vinden veel organisaties nog lastig. Dit met als resultaat dat databases in veel gevallen dus nog niet zijn ontdaan van oude informatie. De hoofdregel is dat je gegevens alleen zolang mag bewaren als dat nodig is voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Je mag gegevens dan ook niet oneindig bewaren. “E-mailadressen die je hebt verzameld doordat iemand zich heeft ingeschreven voor je nieuwsbrief, mag je bijvoorbeeld bewaren en gebruiken voor dit doel totdat iemand zich voor je nieuwsbrief afmeldt. Daarnaast volgt een deel van de bewaartermijnen uit de wet, zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen van zeven jaar. Voor andere klantinformatie, zoals bijvoorbeeld de naam, contactgegevens en dieetwensen van je gasten, dien je zelf de bewaartermijnen vast te stellen. Die volgen niet uit de wet. Je hebt deze gegevens verzameld om de reservering mogelijk te maken, en in principe dienen ze dan ook te worden verwijderd als de reservering voorbij is. Mocht je extra services willen aanbieden aan je klanten, zoals bijvoorbeeld het digitaal noteren en onthouden van dieetvoorkeuren, dan je zul je daar een aparte grondslag voor moeten hebben zoals bijvoorbeeld toestemming. Dit onderdeel, samen met alle andere AVG-onderdelen zullen we gedurende de training bespreken.”

Neem privacy serieus

Goed, tijdens de training komen eerdergenoemde zaken uitvoerig aan de orde, net als het hele ‘gastproces’: “Allereerst kijken we naar de ervaring op de website. Staat daar bijvoorbeeld wel een privacyverklaring op? En, vervolgens gaan we door naar de interne opslag van gegevens, de doorgifte van gegevens naar leveranciers (van bijvoorbeeld het administratiesysteem) en we eindigen bij het verlaten van de gast van de locatie en het contact dat je wellicht daarna nog met ze wilt houden. Op de trainingsdag neem ik de aanwezigen mee door de relevante facetten uit de privacywetgeving aan de hand van het gastproces. Mijn co-trainer, Jeroen van Nieuwkerk, heeft ‘tooling’ ontwikkeld om grip te krijgen op de persoonsgegevens die zich binnen de horecaonderneming bevinden en de verschillende AVG-facetten verder te implementeren. Hij neemt de cursisten daar doorheen. Uiteindelijk willen we de aanwezigen niet bang maken, maar juist helpen de privacywetgeving op een praktische wijze te implementeren. Het is namelijk niet zo dat je niks meer met persoonsgegevens mag, maar je moet er vooral zorgvuldig mee omgaan en goed kunnen onderbouwen waarom je dat op een bepaalde manier doet. Wanneer je jouw gast laat zien dat je privacy serieus neemt, dan is dat ook een vorm van service en laat dat nou net heel belangrijk zijn in de hospitalitybranche!”

De HM Academy organiseert op 25 juni 2019 in het Postillion hotel in Bunnik de ééndaagse training 'Privacy voor de hotellerie.' Twee uiterst vakbekwame trainers geven je de tools mee naar huis om je hotel volledig up-to-date te krijgen. Schrijf je snel in!

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Overig nieuws

Achtergronden Coronacrisis
Leegstaande hotelkamers worden verhuurd aan thuiswerkers

Door de coronacrisis werken veel Nederlanders vanuit huis. Met spelende kinderen, huilende baby's en bellende partners is dat een soms een flinke uitdaging. Tegelijkertijd staan er veel hotelkamers leeg door het het wegvallen van toerisme. Olivier Kruger en Seffie Treistman willen beide probleme...

Coronacrisis
80% Nederlanders wil in toekomst meer schoonmaak van openbare ruimtes

Schoonmakers doen belangrijk werk, juist nu meer dan ooit. Premier Mark Rutte noemde schoonmakers in zijn speeches de afgelopen weken in één adem met verpleegkundigen en artsen als een cruciaal beroep in de coronacrisis. 91 procent van de Nederlanders deelt de mening van Rutte en noemt...

Coronacrisis
Wapenen tegen de crisis: Een faillissement kan worden voorkomen

In 2019 brak de Nederlandse hotelmarkt nog alle records. Nu hebben hotels massaal de deuren gesloten vanwege het coronavirus. Als dit maanden gaat duren, komen hotels onverminderd in zwaar weer. De NOW-regeling is slechts een tijdelijke en beperkte oplossing. De Wet homologatie onderhands akkoord (W...

Coronacrisis
Koningin Máxima steekt horeca een hart onder de riem

Hare Majesteit Koningin Máxima heeft woensdagochtend een werkbezoek gebracht aan twee horecagelegenheden in Amsterdam. Het bezoek vond plaats in het kader van de uitbraak van het coronavirus (COVID-19). De uitbraak van het coronavirus heeft voor de horecabranche geresulteerd ...

Economie Coronacrisis
Rabobank: Nederlandse economie krimpt dit jaar harder dan in 2009 

Aangenomen dat de coronabeperkende maatregelen pas vanaf 1 juni worden versoepeld, krimpt de Nederlandse economie dit jaar naar verwachting met 5 procent. Daarbij raakt de coronacrisis veel sectoren bijzonder hard, zoals de horeca, de landbouw, de industrie en delen van de zakelijke dienstverlening....

Toerisme Coronacrisis
NBTC: Boek- en zoekgedrag met 85 procent gedaald

NBTC, het marketingplatform voor toerisme in en naar Nederland, monitort de komende tijd relevante indicatoren die inzicht kunnen geven in het effect van de coronacrisis op het gedrag van bezoekers. Denk daarbij aan het zoek- en boekgedrag, maar ook het sentiment onder potentiële reizigers. ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Lees Nu
Columns Sander Allegro
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: