Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen 

28 september 2017 | Wendy Franken
Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen <

Het komt veelvuldig voor. Gasten checken in bij het hotel en vrijwel direct wordt de gast verzocht om een identiteitsbewijs te overhandigen. Het identiteitsbewijs wordt niet alleen gebruikt ter identificatie, maar wordt vervolgens gekopieerd. De kopie eindigt in een mapje achter de balie en daarmee is de kous af. 

DOWNLOAD GRATIS DE NIEUWSTE EDITIE VAN HOSPITALITY MANAGEMENT

Mag dit? Nee! Daarbij neemt de hotelier juist onnodig risico door deze handelwijze. Het risico op identiteitsfraude neemt toe. Ook is de hotelier civielrechtelijk en privacyrechtelijk verwijtbaar bezig.

In onderstand artikel wordt uiteengezet hoe het juridisch kader rondom dit fenomeen eruitziet. 

Geen wettelijke basis voor kopie
Hotels en andere ‘nachtverblijven’ zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht (artikel 438) verplicht enkele gegevens van hun gasten te registreren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. De verplicht te registreren gegevens betreffen het type identiteitsdocument, de naam en woonplaats van de gast en de dag van aankomst en vertrek. Voor het verkrijgen van deze gegevens is een kopie niet noodzakelijk.

Waarom is kopie paspoort nadrukkelijk verboden?
De wet kent een aantal categorieën persoonsgegevens die in beginsel niet mogen worden verwerkt. Deze categorieën heten ‘bijzondere persoonsgegevens’. Deze bijzondere persoonsgegevens zeggen onder meer iets over ras, gezondheid of geloofsovertuiging. 

Bij het maken van een ‘kopietje paspoort’ is met name het begrip ‘ras’ van belang. Dit begrip moet ruim worden uitgelegd en omvat zowel iemands nationaliteit als kenmerken waaruit zijn of haar etnische afkomst kan worden afgeleid, zoals bij een pasfoto.

Een andere categorie ‘verboden’ persoonsgegevens is het Burgerservicenummer (BSN). Hiermee kan namelijk zonder enige moeite een natuurlijk persoon worden geïdentificeerd. Bij het vragen om een legitimatie moeten hotels zich houden aan het verbod op het verzamelen en gebruiken van de beide categorieën gegevens.  Als een hotelier erop staat om kopietjes te blijven maken dan moeten vooral de pasfoto en het BSN dus altijd worden afgeschermd of onleesbaar worden gemaakt.

Veel verplichtingen
Daar tegenoverstaande schept het bezit van een kopie van een identiteitsbewijs juist veel verplichtingen. Dit zijn de meldingsplicht, de informatieplicht, de kwaliteitsbewaking van gegevens, de beveiligingsplicht en gemaximeerde bewaartermijnen en de plicht tot vernietiging van persoonsgegevens.

Informatieplicht
Hotels moeten personen van wie zij persoonsgegevens verzamelen (‘betrokkenen’ genoemd) informeren over het doel en de toelaatbaarheid daarvan. Dat betekent dat ook informatie verstrekt moet worden over de rechten die betrokkenen kunnen uitoefenen aangaande het verzamelen van hun persoonsgegevens, zoals het recht op inzage, correctie en verzet. 

Beveiligingsplicht
Hotels moeten vervolgens de verzamelde persoonsgegevens organisatorisch en technisch beveiligen tegen verlies, diefstal en ander onrechtmatig gebruik, zoals identiteitsfraude. Dat betekent dat niet iedereen in de organisatie toegang mag hebben tot de gegevens. Voorkomen moet worden dat gegevens toegankelijk zijn voor onbevoegden (‘datalek’).

Termijnen en vernietiging
Hotels mogen afsluitend de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Daarna moeten de gegevens worden vernietigd, zodat zij niet later hergebruikt kunnen worden. 

Het inrichten en monitoren van al deze verplichtingen kost best veel tijd en dus geld. Dit terwijl een kopie van een identiteitsbewijs helemaal niet volstaat om aan de registratieplicht van artikel 438 WvS te voldoen.  

Wat zijn de verplichtingen voor hoteliers?

Volgens artikel 438 is de hotelier in overtreding wanneer hij:

1. nalaat zich onverwijld bij aankomst van de persoon een geldig reisdocument of een identiteitsbewijs als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht te doen overleggen;

2. geen doorlopend register houdt waarin bij de aankomst van die persoon zijn naam, woonplaats en dag van aankomst aan te tekenen en daarin aantekening te houden van de aard van het overgelegde document, en, bij het vertrek, de dag van het vertrek (…)
 

Nieuwsbrief

Ontvang wekelijks alle hotelupdates

Overig nieuws

Advertorial
Brand, het zal je maar overkomen 

Een brand ligt altijd op de loer. Kortsluiting of onvoorzichtig gedrag zijn vaak de oorzaak. Als de brandweer weg is, ontdek je pas hoeveel er op je afkomt. Dan pas blijkt of alle schade wordt vergoed en hoe lang het duurt voor je weer gasten kunt ontvangen. Een goede risico-inschatting vooraf kan v...

Hotelketens
Louvre Hotels Group neemt Hôtels & Préférence over

Groupe du Louvre, moedermaatschappij van Louvre Hotels Group, tekent een overnameovereenkomst voor een aanzienlijke meerderheid in de aandelen van hotelketen Hôtels & Préférence. Door deze overname breidt Louvre Hotels Group haar portfolio uit met 140, voornamelijk 4- en 5-st...

Hotelbouwplannen
Fletcher Hotel Amsterdam opent nieuwe luxe kamers

Fletcher Hotel Amsterdam opent een nieuw kamertype op de 14e en 15e verdieping. Het superdeluxe hotel in Amsterdam Zuidoost laat haar gasten in het nieuwe kamertype, Executive kamer met panoramisch uitzicht, genieten van een fenomenaal uitzicht over de stad Amsterdam en vele andere extra’s. ...

Hotelbouwplannen Interieur
Amsterdam Marriott Hotel onthult nieuw design

Amsterdam Marriott Hotel, dat haar deuren opende in 1975 als eerste hotel van Marriott buiten Noord Amerika, heeft vandaag een volledig nieuw design onthuld na een twee jaar durende renovatie. Met de nieuwe look stralen de gastenkamers en publieke ruimtes een moderne, huiselijke stijl uit. Daarnaast...

Tech
Dit is waarom ook jouw bedrijf Facebook Messenger moet gebruiken

Facebook Messenger is niet meer weg te denken uit de hedendaagse communicatie tussen zowel consumenten als met bedrijven. Maar kun je daar nou constructief mee aan de slag gaan? In deze infographic lees je waarom je als bedrijf op Facebook Messenger aanwezig moet zijn en hoe je dat het beste kunt do...

Achtergronden Internationaal
De wereld rond met de beste gin tonics

Vandaag vieren we wereldwijd International Gin & Tonic Day. Gelukkig heeft de gin tonic het ver geschopt sinds het Britse leger het in India bedacht als medicijn tegen malaria. De grote buzz is in Amsterdam inmiddels voorbij, maar in de rest van Nederland groeit de populariteit van gin tonic nog...

Meer nieuws

Nieuwsbrief

Ontvang wekelijks alle hotelupdates

Lees Nu
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2017 - Uitgeverij PS

Uitgave door: