Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen 

28 september 2017 | Wendy Franken
Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen <

Het komt veelvuldig voor. Gasten checken in bij het hotel en vrijwel direct wordt de gast verzocht om een identiteitsbewijs te overhandigen. Het identiteitsbewijs wordt niet alleen gebruikt ter identificatie, maar wordt vervolgens gekopieerd. De kopie eindigt in een mapje achter de balie en daarmee is de kous af. 

DOWNLOAD GRATIS DE NIEUWSTE EDITIE VAN HOSPITALITY MANAGEMENT

Mag dit? Nee! Daarbij neemt de hotelier juist onnodig risico door deze handelwijze. Het risico op identiteitsfraude neemt toe. Ook is de hotelier civielrechtelijk en privacyrechtelijk verwijtbaar bezig.

In onderstand artikel wordt uiteengezet hoe het juridisch kader rondom dit fenomeen eruitziet. 

Geen wettelijke basis voor kopie
Hotels en andere ‘nachtverblijven’ zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht (artikel 438) verplicht enkele gegevens van hun gasten te registreren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. De verplicht te registreren gegevens betreffen het type identiteitsdocument, de naam en woonplaats van de gast en de dag van aankomst en vertrek. Voor het verkrijgen van deze gegevens is een kopie niet noodzakelijk.

Waarom is kopie paspoort nadrukkelijk verboden?
De wet kent een aantal categorieën persoonsgegevens die in beginsel niet mogen worden verwerkt. Deze categorieën heten ‘bijzondere persoonsgegevens’. Deze bijzondere persoonsgegevens zeggen onder meer iets over ras, gezondheid of geloofsovertuiging. 

Bij het maken van een ‘kopietje paspoort’ is met name het begrip ‘ras’ van belang. Dit begrip moet ruim worden uitgelegd en omvat zowel iemands nationaliteit als kenmerken waaruit zijn of haar etnische afkomst kan worden afgeleid, zoals bij een pasfoto.

Een andere categorie ‘verboden’ persoonsgegevens is het Burgerservicenummer (BSN). Hiermee kan namelijk zonder enige moeite een natuurlijk persoon worden geïdentificeerd. Bij het vragen om een legitimatie moeten hotels zich houden aan het verbod op het verzamelen en gebruiken van de beide categorieën gegevens.  Als een hotelier erop staat om kopietjes te blijven maken dan moeten vooral de pasfoto en het BSN dus altijd worden afgeschermd of onleesbaar worden gemaakt.

Veel verplichtingen
Daar tegenoverstaande schept het bezit van een kopie van een identiteitsbewijs juist veel verplichtingen. Dit zijn de meldingsplicht, de informatieplicht, de kwaliteitsbewaking van gegevens, de beveiligingsplicht en gemaximeerde bewaartermijnen en de plicht tot vernietiging van persoonsgegevens.

Informatieplicht
Hotels moeten personen van wie zij persoonsgegevens verzamelen (‘betrokkenen’ genoemd) informeren over het doel en de toelaatbaarheid daarvan. Dat betekent dat ook informatie verstrekt moet worden over de rechten die betrokkenen kunnen uitoefenen aangaande het verzamelen van hun persoonsgegevens, zoals het recht op inzage, correctie en verzet. 

Beveiligingsplicht
Hotels moeten vervolgens de verzamelde persoonsgegevens organisatorisch en technisch beveiligen tegen verlies, diefstal en ander onrechtmatig gebruik, zoals identiteitsfraude. Dat betekent dat niet iedereen in de organisatie toegang mag hebben tot de gegevens. Voorkomen moet worden dat gegevens toegankelijk zijn voor onbevoegden (‘datalek’).

Termijnen en vernietiging
Hotels mogen afsluitend de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Daarna moeten de gegevens worden vernietigd, zodat zij niet later hergebruikt kunnen worden. 

Het inrichten en monitoren van al deze verplichtingen kost best veel tijd en dus geld. Dit terwijl een kopie van een identiteitsbewijs helemaal niet volstaat om aan de registratieplicht van artikel 438 WvS te voldoen.  

Wat zijn de verplichtingen voor hoteliers?

Volgens artikel 438 is de hotelier in overtreding wanneer hij:

1. nalaat zich onverwijld bij aankomst van de persoon een geldig reisdocument of een identiteitsbewijs als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht te doen overleggen;

2. geen doorlopend register houdt waarin bij de aankomst van die persoon zijn naam, woonplaats en dag van aankomst aan te tekenen en daarin aantekening te houden van de aard van het overgelegde document, en, bij het vertrek, de dag van het vertrek (…)
 

Nieuwsbrief

Ontvang wekelijks alle hotelupdates

Overig nieuws

Achtergronden
De weekendselectie: vooruitblik Michelinsterren, versierde kersthotels en meest gelezen artikelen

Het is weer weekend! Dagelijks plaatsen wij op Hospitality Management nieuws, achtergronden, interviews en blogs. Omdat wij ons kunnen voorstellen dat je de afgelopen week iets hebt gemist, vind je in de weekendselectie drie artikelen die gedurende de afgelopen week zijn geplaatst op onze website. ...

Achtergronden
Top 10 best gelezen artikelen op hospitality-management.nl

Het jaar is bijna voorbij, tijd om terug te blikken. Het was een roerig jaar, met veel hoogte- en dieptepunten. Voor wie nog geen afscheid kan nemen van 2017, hebben we een overzicht gemaakt van de tien meest gelezen artikelen op hospitality-management.nl. 1. Twee Van der Valk hotels openen op...

Awards
Golden Tulip Weert en Tulip Inn Eindhoven Airport winnen titel Hotel of the Year 2017

Golden Tulip maakte vandaag de winnaars van de jaarlijkse Hotel of the Year verkiezing bekend. Golden Tulip Weert en Tulip Inn Eindhoven Airport mogen een jaar lang de felbegeerde titel Hotel of the Year 2017 dragen. De prestigieuze awards werden persoonlijk overhandigd aan de General Managers van d...

Achtergronden
Wie heeft het mooist versierde 'kersthotel' in Nederland

Kerst. 'It's he most wonderful time of the year', als we zanger Andy Williams mogen geloven, en dat doen we. Daarom plaatsen we deze speciale oproep, bedoeld voor hoteliers. We zijn immers op zoek naar foto's van mooi versierde hotels, hotels in kerstsfeer of hotelmedewerkers in kers...

Michelin Interview
Michelinsterren: Topchef Margo Reuten wrijft over haar glazen bol

Op maandag 11 december worden de Michelinsterren weer uitgedeeld in Nederland, maar ongetwijfeld zullen er ook enkele chefs met een beteuterd gezicht de hoofdstad verlaten na de bekendmaking. Topchef Margo Reuten van tweesterrenrestaurant Da Vinci in Maasbracht heeft al veel uitreikingen meegemaakt ...

Hotelketens
Hein van Beek: “We richten ons niet op een snelle uitbreiding"

QL Hotels & Restaurants is een club voor kwaliteitshotels met uitstekende keukens. Inmiddels staat de teller op ruim 130 hotels in acht Europese landen. Ieder hotel wordt persoonlijk bezocht door oprichter Hein van Beek. Met recht zijn alle QL Hotels & Restaurants daardoor ‘handpicked&...

Meer nieuws

Nieuwsbrief

Ontvang wekelijks alle hotelupdates

Lees Nu
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2017 - Uitgeverij PS

Uitgave door: