Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen 

28 september 2017 | Wendy Franken
Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen <

Het komt veelvuldig voor. Gasten checken in bij het hotel en vrijwel direct wordt de gast verzocht om een identiteitsbewijs te overhandigen. Het identiteitsbewijs wordt niet alleen gebruikt ter identificatie, maar wordt vervolgens gekopieerd. De kopie eindigt in een mapje achter de balie en daarmee is de kous af. 

DOWNLOAD GRATIS DE NIEUWSTE EDITIE VAN HOSPITALITY MANAGEMENT

Mag dit? Nee! Daarbij neemt de hotelier juist onnodig risico door deze handelwijze. Het risico op identiteitsfraude neemt toe. Ook is de hotelier civielrechtelijk en privacyrechtelijk verwijtbaar bezig.

In onderstand artikel wordt uiteengezet hoe het juridisch kader rondom dit fenomeen eruitziet. 

Geen wettelijke basis voor kopie
Hotels en andere ‘nachtverblijven’ zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht (artikel 438) verplicht enkele gegevens van hun gasten te registreren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. De verplicht te registreren gegevens betreffen het type identiteitsdocument, de naam en woonplaats van de gast en de dag van aankomst en vertrek. Voor het verkrijgen van deze gegevens is een kopie niet noodzakelijk.

Waarom is kopie paspoort nadrukkelijk verboden?
De wet kent een aantal categorieën persoonsgegevens die in beginsel niet mogen worden verwerkt. Deze categorieën heten ‘bijzondere persoonsgegevens’. Deze bijzondere persoonsgegevens zeggen onder meer iets over ras, gezondheid of geloofsovertuiging. 

Bij het maken van een ‘kopietje paspoort’ is met name het begrip ‘ras’ van belang. Dit begrip moet ruim worden uitgelegd en omvat zowel iemands nationaliteit als kenmerken waaruit zijn of haar etnische afkomst kan worden afgeleid, zoals bij een pasfoto.

Een andere categorie ‘verboden’ persoonsgegevens is het Burgerservicenummer (BSN). Hiermee kan namelijk zonder enige moeite een natuurlijk persoon worden geïdentificeerd. Bij het vragen om een legitimatie moeten hotels zich houden aan het verbod op het verzamelen en gebruiken van de beide categorieën gegevens.  Als een hotelier erop staat om kopietjes te blijven maken dan moeten vooral de pasfoto en het BSN dus altijd worden afgeschermd of onleesbaar worden gemaakt.

Veel verplichtingen
Daar tegenoverstaande schept het bezit van een kopie van een identiteitsbewijs juist veel verplichtingen. Dit zijn de meldingsplicht, de informatieplicht, de kwaliteitsbewaking van gegevens, de beveiligingsplicht en gemaximeerde bewaartermijnen en de plicht tot vernietiging van persoonsgegevens.

Informatieplicht
Hotels moeten personen van wie zij persoonsgegevens verzamelen (‘betrokkenen’ genoemd) informeren over het doel en de toelaatbaarheid daarvan. Dat betekent dat ook informatie verstrekt moet worden over de rechten die betrokkenen kunnen uitoefenen aangaande het verzamelen van hun persoonsgegevens, zoals het recht op inzage, correctie en verzet. 

Beveiligingsplicht
Hotels moeten vervolgens de verzamelde persoonsgegevens organisatorisch en technisch beveiligen tegen verlies, diefstal en ander onrechtmatig gebruik, zoals identiteitsfraude. Dat betekent dat niet iedereen in de organisatie toegang mag hebben tot de gegevens. Voorkomen moet worden dat gegevens toegankelijk zijn voor onbevoegden (‘datalek’).

Termijnen en vernietiging
Hotels mogen afsluitend de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Daarna moeten de gegevens worden vernietigd, zodat zij niet later hergebruikt kunnen worden. 

Het inrichten en monitoren van al deze verplichtingen kost best veel tijd en dus geld. Dit terwijl een kopie van een identiteitsbewijs helemaal niet volstaat om aan de registratieplicht van artikel 438 WvS te voldoen.  

Wat zijn de verplichtingen voor hoteliers?

Volgens artikel 438 is de hotelier in overtreding wanneer hij:

1. nalaat zich onverwijld bij aankomst van de persoon een geldig reisdocument of een identiteitsbewijs als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht te doen overleggen;

2. geen doorlopend register houdt waarin bij de aankomst van die persoon zijn naam, woonplaats en dag van aankomst aan te tekenen en daarin aantekening te houden van de aard van het overgelegde document, en, bij het vertrek, de dag van het vertrek (…)
 

Nieuwsbrief

Ontvang wekelijks alle hotelupdates

Overig nieuws

Amsterdam Airbnb
Rechter stelt Amsterdamse woonbootverhuurders in het gelijk

Op de website van AT5 lezen we dat de Airbnb-voorwaarden van de gemeente voor woonboten te streng zijn. Dit besloot de rechter afgelopen week. De regel dat er maximaal vier personen op een woonboot mogen logeren gaat de rechter te ver. 60 dagen Ook de voorwaarde dat er toeristenbelasting moet ...

Achtergronden
Eenzaam op de hotelkamer? Neem een wandelende tak!

Eindbaas Rino Soeters van Kaboom Hotel Maastricht vindt het maar wat zielig, die eenzame mensen in het hotel. Hij stelde de familie K. Boom aan op therapeutische basis. Hij schreef het volgende op zijn website: De logees die al eens in Kaboom zijn komen slapen hebben ze al ontmoet: onze wandelend...

Events Achtergronden
Gratis naar het Hotel & Vastgoed Congres

De hotelmarkt is flink in beweging. Er treden met regelmaat nieuwe hotelconcepten toe tot de Nederlandse markt en bestaande formules breiden uit. Ondanks meer concurrentie van Airbnb nemen de gemiddelde bezettingsgraad en kamerprijs alsmaar toe. Volgens onderzoekers hebben Nederlandse hotels vorig j...

Blog Advertorial
Advertorial: Innovatie is essentieel voor de hospitalitysector

Het toerisme in Nederland groeit harder dan in andere EU-landen, volgens cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek. In Nederland was deze groei 5,5 procent in 2016, terwijl de gemiddelde groei in de EU 4,6 procent bedroeg. Voor 2017 worden voor Nederland nog sterkere groeicijfers verwacht: ...

Toerisme Achtergronden
Platinum Equity wordt nieuwe eigenaar van Landal GreenParks

Landal GreenParks krijgt een nieuwe eigenaar. Het moederbedrijf Wyndham Worldwide heeft vandaag overeenstemming bereikt met Platinum Equity over de overname van de volledige Europese divisie, waar behalve Landal GreenParks ook merken als Novasol, Hoseasons, cottages.com en James Villa Holidays deel ...

Regelgeving KHN
KHN stuurt brandbrief naar staatssecretaris VWS over verbod rookruimten in de horeca

De uitspraak van het gerechtshof Den Haag van 13 februari jl. betekent kort gezegd dat, op basis van een WHO-verdrag, rookruimten in horeca-inrichtingen niet langer zijn toegestaan. Dat zorgt voor grote onrust bij veel horecaondernemers, want de uitspraak heeft grote impact op de gastvrijheid e...

Meer nieuws

Nieuwsbrief

Ontvang wekelijks alle hotelupdates

Lees Nu
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2018 - Uitgeverij PS

Uitgave door: