Als u een businesscase voor een Revenue Management System (RMS, inkomstenbeheersysteem) wilt maken, neemt u een slimme beslissing.
Maar hoe maakt u een succesvolle businesscase voor een RMS binnen uw organisatie? Hoe kunt u uw collega's ervan overtuigen dat een RMS de investering waard is?
In de onderstaande paragrafen beantwoorden we deze vragen en geven we stappen voor het creëren van een succesvolle aanbeveling voor een RMS.
Waarom investeren in een Revenue Management System?
- Meer inkomsten genereren
- De vermogenswaardering van uw organisatie vergroten
- Meer geld bij de hand hebben om in uitbreiding te investeren
- De operationele efficiëntie verhogen en tijd besparen
- Het moreel van het personeel verbeteren
- Uw organisatie beschermen tegen onzekerheid
- De samenwerking verbeteren
- Betere beslissingen nemen op basis van informatie
Waarom een businesscase maken?
1. Businesscases vergroten uw kans op een succesvolle aanbeveling.
2. Businesscases helpen besluitvormers bij het stellen van prioriteiten bij verschillende projecten.
3. Businesscases helpen besluitvormers ruimte in het budget te maken voor nieuwe programma's.
4. Businesscases helpen u uw RMS volledig te benutten door u te dwingen een interne expert op het gebied van de oplossing te worden.
5. Met businesscases kunt u consensus opbouwen en pleitbezorgers werven voor uw doel.
Stap 1: Een voorstander zoeken binnen het management
Net als elke succesvolle onderneming werkt het inzetten van een Revenue Management System voor uw collega's het beste wanneer u invloedrijke pleitbezorgers voor uw doel weet te strikken. De betreffende voorstander heeft ook een directe communicatielijn nodig met de persoon die verantwoordelijk is voor het nemen van de uiteindelijke beslissing.
En als dat mogelijk is, kunt u overwegen om meerdere pleitbezorgers te vinden. Hierdoor krijgt u meer mogelijkheden om uw businesscase te verfijnen en zwakke punten ervan te identificeren.
Stap 2: De belanghebbenden identificeren die baat zouden hebben bij een RMS
Elke belanghebbende in uw organisatie zal profiteren van de extra inkomsten die uw RMS kan opleveren. Maar niet iedereen heeft er direct voordeel bij.
Dus als u de belangrijkste belanghebbenden kunt identificeren die het meeste baat zouden hebben bij de implementatie van een RMS, bent u goed op weg naar een solide businesscase.
Hoe meer personen u identificeert als direct profiterend van een Revenue Management System, hoe beter. Het gaat tenslotte om de cijfers.
Identidiceren
Nr. 1. Een voorstander zoeken binnen het management
- Wie is het meest vooraanstaande lid van uw organisatie die pleitbezorger voor een RMS kan zijn?
Nr. 2. Andere belanghebbenden identificeren
- Wie zijn de besluitvormers met betrekking tot de omvang en het budget van het project?
- Wie zijn de mensen die door het systeem zullen worden beïnvloed?
Stap 3: Ga verder dan de 'wens'. Toon de 'noodzaak' aan.
Als besluitvormers in uw organisatie een RMS meer als een "wens" beschouwen dan als een "noodzaak", zullen ze uw aanvraag waarschijnlijk eerder afwijzen. Budgetten kunnen tenslotte krap worden. Alles wat eruitziet als een buitensporige, niet-essentiële kostenpost, kan gemakkelijk tot het antwoord "nee" leiden.
Maar dat zal u niet tegenhouden, omdat u begrijpt dat een Revenue Management System een noodzaak is en geen wens. Uw concurrenten maken immers ook gebruik van RMS'en.
Gebruik de beslissingen van uw concurrenten om een RMS te kiezen als uw reden om er een in te voeren. We zijn sociale wezens. En we willen niets missen, vooral niet wanneer dit ons welzijn (en marktaandeel) in gevaar brengt.
Stap 4: Aangeven hoe het RMS in uw bedrijfsstrategie past
Om uw businesscase waterdicht te maken, moet u aangeven hoe een RMS de bedrijfsstrategie van uw organisatie zou ondersteunen.
Definieer wat een RMS kan bewerkstelligen. Vraag uzelf af op welke projecten deze tool ons zal helpen ons te richten? Bij welke inkomstenstromen zal het systeem helpen de prijs te bepalen? Hoe gedetailleerd willen we dat deze prijsmodellen zijn?
Koppel elke doelstelling weer aan de mogelijkheden van de RMS'en die u overweegt in te voeren.
Definiëren
Nr. 3. De behoefte aantonen
- Waarom heeft uw organisatie een RMS nodig?
- Welk probleem of welke problemen lost u op en waarom is het belangrijk dat deze worden opgelost? (Tip: verzamel intern en extern bewijs)
Nr. 4. Het doel definiëren en het doel afstemmen op de prioriteit van het bedrijf
- Hoe past een RMS in de algemene bedrijfsstrategie van uw bedrijf?
- Welk bedrijfsprobleem (bijv. groep, functieruimte, rapportage) valt binnen en buiten het bereik van dit project?
Stap 5: De functionele vereisten van uw RMS vaststellen
Door een gedetailleerde visie te geven op wat uw RMS moet doen, kan uw organisatie een product kiezen dat voldoet aan de gedefinieerde bedrijfsdoelstellingen.
Functionele vereisten voor een RMS zijn onder andere prijzen op kamerniveau, prognoses van de vraag, prognoses van de bezetting, beheer van de beschikbaarheid van tarieven, strategische overboeking, groepsprijzen en evaluatie en rapportage.
Stap 6: Criteria voor succes vaststellen
Geen enkele besluitvormer wil een hulpmiddel sponsoren dat geen meetbare waarde schept. Maar waarom zou u een ROI, rendement op investering, meten wanneer u de ROU kunt meten?
De verhoging van de omzetkansen (ROU, Revenue Opportunity Uplift) biedt een nauwkeuriger overzicht van belangrijke prestatie-indicatoren, zoals bezetting, gemiddeld dagtarief (ADR), inkomsten per beschikbare kamer (RevPAR) en totale inkomsten. Door deze cijfers in één indicator te combineren, biedt ROU een uitgebreide, bruikbare manier om het succes en de impact van een RMS te meten.
Meten
Nr. 5. Voordelen en te leveren prestaties
- Wat heeft uw organisatie aan een RMS?
- Wat zijn de functionele vereisten van een RMS?
- Wat zijn de technische vereisten van een RMS?
Nr. 6. Succescriteria
- Welke belangrijke cijfers gaat u bijhouden en meten om te bepalen of de investering in het PMS een succes is?
- RevPAR
- Index voor het genereren van inkomsten
- Verhoging omzetkansen
Stap 7: Uw alternatieve opties voor een RMS overwegen
Als u uw organisatie met succes een RMS wilt aanbevelen, moet u zich voorbereiden op de vraag: 'Wat maakt deze oplossing beter dan de alternatieven?' U doet het volgende:
- Maak een lijst van de alternatieven voor een RMS.
- Geef een overzicht van de voordelen, kosten, haalbaarheid, risico's en problemen van elke optie.
- Rangschik uw alternatieve opties van beste naar slechtste.
- Noteer nu de kosten en voordelen van de RMS('en) die u aanbeveelt.
Stap 8: Risico's en beperkingen identificeren
Naast de alternatieven wilt u wellicht ook de factoren identificeren die kunnen leiden tot onderbenutting van uw systeem als dit systeem goedkeuring krijgt.
De belanghebbenden die u probeert te overtuigen, willen waarschijnlijk weten wat uw plan is om de obstakels aan te pakken, zoals gebrek aan bewustzijn, aarzeling over het gebruik van de tool, gebrek aan waargenomen waarde en trainingsbeperkingen.
Evalueren
Nr. 7. Uw opties overwegen
- Welke opties zijn er om de problemen aan te pakken?
(bijv. status quo, prijstool, geavanceerd RMS)
- Voer een kosten-batenanalyse uit op elke optie
Nr. 8. Risico's en beperkingen
- Waardoor kan de organisatie de doelstelling niet bereiken?
Stap 9: Een tijdlijn inplannen
Om uw RMS-voorstel goedgekeurd te krijgen, hebben de besluitvormers in uw organisatie een tijdlijn nodig die het implementatieproces in kaart brengt. Houd het niveau hoog. U kunt de details voor de tijdlijn schetsen zodra u goedkeuring hebt gekregen van de benodigde belanghebbenden.
Stap 10: De financiële aspecten overwegen
Omdat RMS'en een uitstekende geschiedenis hebben van het leveren van een solide investeringsrendement, moet u de cijfers berekenen. De menselijke psyche kan echter tegen u werken als u de prijs als stap één laat zien of niet transparant bent in het communiceren van de kosten.
Ook hier moet u de cijfers berekenen. Uit een onderzoek van Deloitte bleek dat prijsanalyses zoals door een RMS binnen 12 maanden de winstmarges met 2 tot 7% kunnen verhogen. Dat is een ROI van 200 tot 350% (Deloitte).
Aanbevelen
Nr. 9. Plan en tijdlijn
- Wanneer en hoe wordt het RMS geïmplementeerd en het personeel getraind en ondersteund?
- Wie gebruikt het RMS?
Financiële overwegingen
- Hoeveel kost het RMS in het eerste jaar en in de jaren daarna?
Stap 11: Een samenvatting voor leidinggevenden maken
Nadat u uw businesscase hebt opgesteld, kunt u de belangrijkste punten in een aantal paragrafen uiteenzetten waarin wordt uitgelegd waarom een RMS de investering waard is.
Vereenvoudiging kan een uitdaging vormen. Zoals de Franse filosoof Blaise Pascal zei: "Ik zou een kortere brief hebben geschreven, maar ik had geen tijd."
Stap 12: Uw businesscase presenteren (vol vertrouwen)
Begin uw presentatie met een korte aanbeveling waarin u direct antwoord krijgt op "wat", 'waarom' en 'hoe'. Breng uw boodschap in eenvoudige bewoordingen en overweeg een case study te delen.
Benadruk de uitdagingen van uw organisatie en leg uit hoe uw voorgestelde oplossing kan helpen deze uitdagingen het hoofd te bieden. Bespreek eventuele bezwaren waarvan u denkt dat uw publiek die heeft.
Ontdek praktijkvoorbeelden om u te helpen bij het maken van uw case
IDeaS biedt veel case studies die aantonen hoe RMS'en helpen de efficiëntie te stroomlijnen, tijd te besparen en de omzet te maximaliseren. Klik hier voor meer informatie.
