Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen 

28 september 2017 | Wendy Franken
Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen 

Het komt veelvuldig voor. Gasten checken in bij het hotel en vrijwel direct wordt de gast verzocht om een identiteitsbewijs te overhandigen. Het identiteitsbewijs wordt niet alleen gebruikt ter identificatie, maar wordt vervolgens gekopieerd. De kopie eindigt in een mapje achter de balie en daarmee is de kous af. 

DOWNLOAD GRATIS DE NIEUWSTE EDITIE VAN HOSPITALITY MANAGEMENT

Mag dit? Nee! Daarbij neemt de hotelier juist onnodig risico door deze handelwijze. Het risico op identiteitsfraude neemt toe. Ook is de hotelier civielrechtelijk en privacyrechtelijk verwijtbaar bezig.

In onderstand artikel wordt uiteengezet hoe het juridisch kader rondom dit fenomeen eruitziet. 

Geen wettelijke basis voor kopie
Hotels en andere ‘nachtverblijven’ zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht (artikel 438) verplicht enkele gegevens van hun gasten te registreren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. De verplicht te registreren gegevens betreffen het type identiteitsdocument, de naam en woonplaats van de gast en de dag van aankomst en vertrek. Voor het verkrijgen van deze gegevens is een kopie niet noodzakelijk.

Waarom is kopie paspoort niet verstandig?
De wet kent een aantal categorieën persoonsgegevens die in beginsel niet mogen worden verwerkt. Deze categorieën heten ‘bijzondere persoonsgegevens’. Deze bijzondere persoonsgegevens zeggen onder meer iets over ras, gezondheid of geloofsovertuiging. 

Bij het maken van een ‘kopietje paspoort’ is met name het begrip ‘ras’ van belang. Dit begrip moet ruim worden uitgelegd en omvat zowel iemands nationaliteit als kenmerken waaruit zijn of haar etnische afkomst kan worden afgeleid, zoals bij een pasfoto.

Een andere categorie ‘verboden’ persoonsgegevens is het Burgerservicenummer (BSN). Hiermee kan namelijk zonder enige moeite een natuurlijk persoon worden geïdentificeerd. Bij het vragen om een legitimatie moeten hotels zich houden aan het verbod op het verzamelen en gebruiken van de beide categorieën gegevens.  Als een hotelier erop staat om kopietjes te blijven maken dan moeten vooral de pasfoto en het BSN dus altijd worden afgeschermd of onleesbaar worden gemaakt.

Veel verplichtingen
Daar tegenoverstaande schept het bezit van een kopie van een identiteitsbewijs juist veel verplichtingen. Dit zijn de meldingsplicht, de informatieplicht, de kwaliteitsbewaking van gegevens, de beveiligingsplicht en gemaximeerde bewaartermijnen en de plicht tot vernietiging van persoonsgegevens.

Informatieplicht
Hotels moeten personen van wie zij persoonsgegevens verzamelen (‘betrokkenen’ genoemd) informeren over het doel en de toelaatbaarheid daarvan. Dat betekent dat ook informatie verstrekt moet worden over de rechten die betrokkenen kunnen uitoefenen aangaande het verzamelen van hun persoonsgegevens, zoals het recht op inzage, correctie en verzet. 

Beveiligingsplicht
Hotels moeten vervolgens de verzamelde persoonsgegevens organisatorisch en technisch beveiligen tegen verlies, diefstal en ander onrechtmatig gebruik, zoals identiteitsfraude. Dat betekent dat niet iedereen in de organisatie toegang mag hebben tot de gegevens. Voorkomen moet worden dat gegevens toegankelijk zijn voor onbevoegden (‘datalek’).

Termijnen en vernietiging
Hotels mogen afsluitend de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Daarna moeten de gegevens worden vernietigd, zodat zij niet later hergebruikt kunnen worden. 

Het inrichten en monitoren van al deze verplichtingen kost best veel tijd en dus geld. Dit terwijl een kopie van een identiteitsbewijs helemaal niet volstaat om aan de registratieplicht van artikel 438 WvS te voldoen.  

Wat zijn de verplichtingen voor hoteliers?

Volgens artikel 438 is de hotelier in overtreding wanneer hij:

1. nalaat zich onverwijld bij aankomst van de persoon een geldig reisdocument of een identiteitsbewijs als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht te doen overleggen;

2. geen doorlopend register houdt waarin bij de aankomst van die persoon zijn naam, woonplaats en dag van aankomst aan te tekenen en daarin aantekening te houden van de aard van het overgelegde document, en, bij het vertrek, de dag van het vertrek (…)
 

Update van de redactie:

In de publicatie 'Identificatie en verificatie van persoonsgegevens' van het College Bescherming persoonsgegevens (CBP) staat het volgende voorbeeld:

Registratie van hotelgasten Hotels en andere ‘nachtverblijven’ zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht verplicht enkele gegevens van hun gasten te registreren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. De verplicht te registreren gegevens betreffen het type identiteitsdocument, de naam van de gast, diens beroep of betrekking, zijn woonplaats en de dag van aankomst en vertrek.

Deze gegevens moeten op aanvraag aan de politie kunnen worden getoond. Een kopie is daarvoor niet noodzakelijk. Bij de vraag of persoonsgegevens van een identiteitsdocument mogen worden overgenomen, gekopieerd of gescand, is het volgende van belang: Is het overnemen, kopiëren of scannen toegestaan? Voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens, dus ook voor het overnemen, kopiëren of scannen, moet een juridische basis (‘grondslag’) bestaan. Voor het bedrijfsleven is dat in de meeste gevallen: 1. een wettelijke verplichting nakomen; 2. een overeenkomst (ook wel: contract) uitvoeren.

Het document vindt u hier

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Overig nieuws

Hotelketens
Van der Valk Hotel Amersfoort start ‘restaurant take over’

Nu restaurants gesloten zijn, maar hotels wel nog open mogen, is Van der Valk Hotel Amersfoort-A1 een samenwerking gestart met lokale restaurants in Amersfoort. Een zogenoemde restaurant take over. Zo krijgen de koks van bekende restaurants in Amersfoort de mogelijkheid om hun gerechten klaar te mak ...

Personalia
QL Hotels presenteert nieuwe Managing Director

Het team van QL Hotels & Restaurants wordt per 1 december versterkt met Mathilde van der Weerd die in de rol van Managing Director de uitrol van een ambitieuze nieuwe strategie gaat aansturen. Mathilde van der Weerd maakte eerder carrière bij onder meer Postillion Hotels en is actief als ...

Personalia Personeel
Nieuwe gezichten bij Carlton Hotel Collection

Bij Carlton Hotel Collection staan de ontwikkelingen niet stil, ook niet in deze roerige tijden. Ondernemerschap en innovatie zijn al jaren centrale pijlers binnen de groep en juist nu zetten de hotels hier vol op in. Met vier prachtkansen in de vorm van vier nieuw vervulde posities geeft Carlton Ho ...

Columns
Column Jantiene Berg: #OpenToWork

Het is inmiddels bijna zes maanden geleden dat ik samen met mijn compagnon de deur van ons urban boutique hotel moest sluiten. Het uitspreken van het faillissement ging in een recordtijd van twee minuten via de telefoon. Een ultrasnelle flitsscheiding. De start van een nieuw begin? In eerste instant ...

KHN
Rob Jetten bezoekt KHN-lid Hotel Theater Figi in Zeist

D66-fractieleider Rob Jetten bracht op vrijdag 20 november, tijdens de Dag van de Ondernemer, een bezoek aan Hotel Theater Figi in Zeist. Jetten ging daar in gesprek met ondernemer Victoria Ruijs, KHN-voorzitter Robèr Willemsen en MKB-directeur Leendert-Jan Visser over ondernemen in deze coro ...

Hotelketens
Hotelketen: Motel 6

In deze rubriek presenteert Hospitality Management de bekendere hotelketens. Een historisch overzicht met actuele cijfers. In deze uitgave behandelen we Motel 6. Waar in 1962 een overnachting zes dollar kostte. Motel 6 is een hospitalitybedrijf met een keten van motels die voor een scherpe prijs ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Lees Nu
Wat vindt Sander Allegro ervan?
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: