Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen 

28 september 2017 | Wendy Franken
Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen <

Het komt veelvuldig voor. Gasten checken in bij het hotel en vrijwel direct wordt de gast verzocht om een identiteitsbewijs te overhandigen. Het identiteitsbewijs wordt niet alleen gebruikt ter identificatie, maar wordt vervolgens gekopieerd. De kopie eindigt in een mapje achter de balie en daarmee is de kous af. 

DOWNLOAD GRATIS DE NIEUWSTE EDITIE VAN HOSPITALITY MANAGEMENT

Mag dit? Nee! Daarbij neemt de hotelier juist onnodig risico door deze handelwijze. Het risico op identiteitsfraude neemt toe. Ook is de hotelier civielrechtelijk en privacyrechtelijk verwijtbaar bezig.

In onderstand artikel wordt uiteengezet hoe het juridisch kader rondom dit fenomeen eruitziet. 

Geen wettelijke basis voor kopie
Hotels en andere ‘nachtverblijven’ zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht (artikel 438) verplicht enkele gegevens van hun gasten te registreren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. De verplicht te registreren gegevens betreffen het type identiteitsdocument, de naam en woonplaats van de gast en de dag van aankomst en vertrek. Voor het verkrijgen van deze gegevens is een kopie niet noodzakelijk.

Waarom is kopie paspoort niet verstandig?
De wet kent een aantal categorieën persoonsgegevens die in beginsel niet mogen worden verwerkt. Deze categorieën heten ‘bijzondere persoonsgegevens’. Deze bijzondere persoonsgegevens zeggen onder meer iets over ras, gezondheid of geloofsovertuiging. 

Bij het maken van een ‘kopietje paspoort’ is met name het begrip ‘ras’ van belang. Dit begrip moet ruim worden uitgelegd en omvat zowel iemands nationaliteit als kenmerken waaruit zijn of haar etnische afkomst kan worden afgeleid, zoals bij een pasfoto.

Een andere categorie ‘verboden’ persoonsgegevens is het Burgerservicenummer (BSN). Hiermee kan namelijk zonder enige moeite een natuurlijk persoon worden geïdentificeerd. Bij het vragen om een legitimatie moeten hotels zich houden aan het verbod op het verzamelen en gebruiken van de beide categorieën gegevens.  Als een hotelier erop staat om kopietjes te blijven maken dan moeten vooral de pasfoto en het BSN dus altijd worden afgeschermd of onleesbaar worden gemaakt.

Veel verplichtingen
Daar tegenoverstaande schept het bezit van een kopie van een identiteitsbewijs juist veel verplichtingen. Dit zijn de meldingsplicht, de informatieplicht, de kwaliteitsbewaking van gegevens, de beveiligingsplicht en gemaximeerde bewaartermijnen en de plicht tot vernietiging van persoonsgegevens.

Informatieplicht
Hotels moeten personen van wie zij persoonsgegevens verzamelen (‘betrokkenen’ genoemd) informeren over het doel en de toelaatbaarheid daarvan. Dat betekent dat ook informatie verstrekt moet worden over de rechten die betrokkenen kunnen uitoefenen aangaande het verzamelen van hun persoonsgegevens, zoals het recht op inzage, correctie en verzet. 

Beveiligingsplicht
Hotels moeten vervolgens de verzamelde persoonsgegevens organisatorisch en technisch beveiligen tegen verlies, diefstal en ander onrechtmatig gebruik, zoals identiteitsfraude. Dat betekent dat niet iedereen in de organisatie toegang mag hebben tot de gegevens. Voorkomen moet worden dat gegevens toegankelijk zijn voor onbevoegden (‘datalek’).

Termijnen en vernietiging
Hotels mogen afsluitend de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Daarna moeten de gegevens worden vernietigd, zodat zij niet later hergebruikt kunnen worden. 

Het inrichten en monitoren van al deze verplichtingen kost best veel tijd en dus geld. Dit terwijl een kopie van een identiteitsbewijs helemaal niet volstaat om aan de registratieplicht van artikel 438 WvS te voldoen.  

Wat zijn de verplichtingen voor hoteliers?

Volgens artikel 438 is de hotelier in overtreding wanneer hij:

1. nalaat zich onverwijld bij aankomst van de persoon een geldig reisdocument of een identiteitsbewijs als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht te doen overleggen;

2. geen doorlopend register houdt waarin bij de aankomst van die persoon zijn naam, woonplaats en dag van aankomst aan te tekenen en daarin aantekening te houden van de aard van het overgelegde document, en, bij het vertrek, de dag van het vertrek (…)
 

Update van de redactie:

In de publicatie 'Identificatie en verificatie van persoonsgegevens' van het College Bescherming persoonsgegevens (CBP) staat het volgende voorbeeld:

Registratie van hotelgasten Hotels en andere ‘nachtverblijven’ zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht verplicht enkele gegevens van hun gasten te registreren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. De verplicht te registreren gegevens betreffen het type identiteitsdocument, de naam van de gast, diens beroep of betrekking, zijn woonplaats en de dag van aankomst en vertrek.

Deze gegevens moeten op aanvraag aan de politie kunnen worden getoond. Een kopie is daarvoor niet noodzakelijk. Bij de vraag of persoonsgegevens van een identiteitsdocument mogen worden overgenomen, gekopieerd of gescand, is het volgende van belang: Is het overnemen, kopiëren of scannen toegestaan? Voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens, dus ook voor het overnemen, kopiëren of scannen, moet een juridische basis (‘grondslag’) bestaan. Voor het bedrijfsleven is dat in de meeste gevallen: 1. een wettelijke verplichting nakomen; 2. een overeenkomst (ook wel: contract) uitvoeren.

Het document vindt u hier

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Overig nieuws

KHN
KHN: Demonstratie op de Dam klap in het gezicht voor horecaondernemers

De algemeen directeur van KHN, Dirk Beljaarts, noemt de demonstratie gisteren op de Dam in Amsterdam een klap in het gezicht voor horecaondernemers. Gisteravond kwamen duizenden mensen op de Dam bijeen om te demonstreren tegen racisme. “Het valt niet te rijmen met het beleid dat de afgelopen m...

Columns Coronacrisis
“Wat in Amsterdam gebeurde, voelt als een steek in de rug”

Bart Reints Bok is directeur/eigenaar van Charme Hotels, de hotelgroep die 26 hotels onder haar vleugels heeft. Hij houdt dagelijks de Nederlandse hotellerie op de hoogte van het reilen en zeilen in deze roerige tijden; we bellen hem geregeld op om met hem de situatie te bespreken. In dit hoofdstuk ...

Opening Coronacrisis
Liveblog 2: Yessss! Wij gaan weer open!!

Niet alleen in Utrecht hoorde je een zucht van verlichting. Maar ook in en op andere plaatsen in Nederland slaakte de horeca een vreugdekreet(je). We mogen weer. We zijn er klaar voor en nu maar hopen dat de gasten komen. Want ook onder horecaondernemers is er de zorg of gasten niet eerst even de ka...

Coronacrisis
Laat ons jouw horecazaak zien: 1,5 meter-economie in de horeca

Maandag 1 juni, tweede pinksterdag 2020, stroomde de terassen in Nederland weer vol. Na een verplichte sluiting van tien weken, slaakte de horeca een zucht van verlichting. 'We mogen weer', was de tendens in een zonovergoten Nederland. Blij ondernemers verwelkomden hun gasten met een bre...

Opening Coronacrisis
Grootste terras van Hoofddorp klaar voor heropening

Het grootste terras van Hoofddorp bij het Novotel Amsterdam Schiphol Airport opent op 1 juni weer haar deuren. General Manager Floris Licht hoopt vooral dat locals het terras vanaf deze dag weer weten te vinden. Novotel Amsterdam Schiphol Airport heeft een prachtig terras, waar tot wel zeventig m...

Economie Coronacrisis
Horeca al in eerste kwartaal zeer zwaar getroffen door de crisis

De horeca is een van de zwaarst getroffen sectoren door de maatregelen tegen de verspreiding van het coronavirus. De omzet nam in het eerste kwartaal van 2020 met 14 procent af ten opzichte van het voorgaande kwartaal, meldt het CBS. Dit was de eerste omzetdaling in 7 jaar tijd. Het volume, de voor ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Lees Nu
Columns Sander Allegro
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: