Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen 

28 september 2017 | Wendy Franken
Pas op met kopiëren van identiteitsbewijzen <

Het komt veelvuldig voor. Gasten checken in bij het hotel en vrijwel direct wordt de gast verzocht om een identiteitsbewijs te overhandigen. Het identiteitsbewijs wordt niet alleen gebruikt ter identificatie, maar wordt vervolgens gekopieerd. De kopie eindigt in een mapje achter de balie en daarmee is de kous af. 

DOWNLOAD GRATIS DE NIEUWSTE EDITIE VAN HOSPITALITY MANAGEMENT

Mag dit? Nee! Daarbij neemt de hotelier juist onnodig risico door deze handelwijze. Het risico op identiteitsfraude neemt toe. Ook is de hotelier civielrechtelijk en privacyrechtelijk verwijtbaar bezig.

In onderstand artikel wordt uiteengezet hoe het juridisch kader rondom dit fenomeen eruitziet. 

Geen wettelijke basis voor kopie
Hotels en andere ‘nachtverblijven’ zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht (artikel 438) verplicht enkele gegevens van hun gasten te registreren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. De verplicht te registreren gegevens betreffen het type identiteitsdocument, de naam en woonplaats van de gast en de dag van aankomst en vertrek. Voor het verkrijgen van deze gegevens is een kopie niet noodzakelijk.

Waarom is kopie paspoort niet verstandig?
De wet kent een aantal categorieën persoonsgegevens die in beginsel niet mogen worden verwerkt. Deze categorieën heten ‘bijzondere persoonsgegevens’. Deze bijzondere persoonsgegevens zeggen onder meer iets over ras, gezondheid of geloofsovertuiging. 

Bij het maken van een ‘kopietje paspoort’ is met name het begrip ‘ras’ van belang. Dit begrip moet ruim worden uitgelegd en omvat zowel iemands nationaliteit als kenmerken waaruit zijn of haar etnische afkomst kan worden afgeleid, zoals bij een pasfoto.

Een andere categorie ‘verboden’ persoonsgegevens is het Burgerservicenummer (BSN). Hiermee kan namelijk zonder enige moeite een natuurlijk persoon worden geïdentificeerd. Bij het vragen om een legitimatie moeten hotels zich houden aan het verbod op het verzamelen en gebruiken van de beide categorieën gegevens.  Als een hotelier erop staat om kopietjes te blijven maken dan moeten vooral de pasfoto en het BSN dus altijd worden afgeschermd of onleesbaar worden gemaakt.

Veel verplichtingen
Daar tegenoverstaande schept het bezit van een kopie van een identiteitsbewijs juist veel verplichtingen. Dit zijn de meldingsplicht, de informatieplicht, de kwaliteitsbewaking van gegevens, de beveiligingsplicht en gemaximeerde bewaartermijnen en de plicht tot vernietiging van persoonsgegevens.

Informatieplicht
Hotels moeten personen van wie zij persoonsgegevens verzamelen (‘betrokkenen’ genoemd) informeren over het doel en de toelaatbaarheid daarvan. Dat betekent dat ook informatie verstrekt moet worden over de rechten die betrokkenen kunnen uitoefenen aangaande het verzamelen van hun persoonsgegevens, zoals het recht op inzage, correctie en verzet. 

Beveiligingsplicht
Hotels moeten vervolgens de verzamelde persoonsgegevens organisatorisch en technisch beveiligen tegen verlies, diefstal en ander onrechtmatig gebruik, zoals identiteitsfraude. Dat betekent dat niet iedereen in de organisatie toegang mag hebben tot de gegevens. Voorkomen moet worden dat gegevens toegankelijk zijn voor onbevoegden (‘datalek’).

Termijnen en vernietiging
Hotels mogen afsluitend de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Daarna moeten de gegevens worden vernietigd, zodat zij niet later hergebruikt kunnen worden. 

Het inrichten en monitoren van al deze verplichtingen kost best veel tijd en dus geld. Dit terwijl een kopie van een identiteitsbewijs helemaal niet volstaat om aan de registratieplicht van artikel 438 WvS te voldoen.  

Wat zijn de verplichtingen voor hoteliers?

Volgens artikel 438 is de hotelier in overtreding wanneer hij:

1. nalaat zich onverwijld bij aankomst van de persoon een geldig reisdocument of een identiteitsbewijs als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht te doen overleggen;

2. geen doorlopend register houdt waarin bij de aankomst van die persoon zijn naam, woonplaats en dag van aankomst aan te tekenen en daarin aantekening te houden van de aard van het overgelegde document, en, bij het vertrek, de dag van het vertrek (…)
 

Update van de redactie:

In de publicatie 'Identificatie en verificatie van persoonsgegevens' van het College Bescherming persoonsgegevens (CBP) staat het volgende voorbeeld:

Registratie van hotelgasten Hotels en andere ‘nachtverblijven’ zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht verplicht enkele gegevens van hun gasten te registreren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. De verplicht te registreren gegevens betreffen het type identiteitsdocument, de naam van de gast, diens beroep of betrekking, zijn woonplaats en de dag van aankomst en vertrek.

Deze gegevens moeten op aanvraag aan de politie kunnen worden getoond. Een kopie is daarvoor niet noodzakelijk. Bij de vraag of persoonsgegevens van een identiteitsdocument mogen worden overgenomen, gekopieerd of gescand, is het volgende van belang: Is het overnemen, kopiëren of scannen toegestaan? Voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens, dus ook voor het overnemen, kopiëren of scannen, moet een juridische basis (‘grondslag’) bestaan. Voor het bedrijfsleven is dat in de meeste gevallen: 1. een wettelijke verplichting nakomen; 2. een overeenkomst (ook wel: contract) uitvoeren.

Het document vindt u hier

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Overig nieuws

Awards
World Travel Awards: Pulitzer beste hotel van Nederland

Pulitzer Amsterdam is uitgekozen tot het beste hotel van Nederland. De prijs werd voor de 26ste keer uitgereikt door de World Travel Awards tijdens de jaarlijkse ceremonie, dit jaar gehouden op Madeira. De World Travel Awards wordt beschouwd als één van de meest prestigieuze erkenninge...

Achtergronden
Juni-editie Hospitality Management: Hans Vugts hekelt stadsbestuur Amsterdam

In de juni-uitgave van Hospitality Management presenteren we je uiteenlopende onderwerpen en interviews. Op de cover zie je Hans Vugts, de man die eind 2019 afscheid neemt van de hotellerie. Hij stond de afgelopen veertien jaar aan het roer van Hotel Casa Amsterdam. Jeroen Oskam neemt ons mee naa...

Amsterdam Opening Culinair
Mediterrane gardenbistro Oriole opent deuren

Op 18 juni vindt de soft opening van gardenbistro Oriole - onderdeel van Sofitel Legend The Grand Amsterdam - plaats; dé nieuwe hotspot om naartoe te gaan voor Mediterrane gerechten in een easygoing sfeer. Via de ingang aan de Oudezijds Voorburgwal maken gasten hun entree in de uitnodigende g...

Amsterdam Hotelketens
QO Amsterdam behaalt ‘LEED Platinum’ certificaat voor duurzaamheid

In het voorjaar van 2018 opende QO Amsterdam: een hotel wiens filosofie draait om consistente duurzame keuzes in ontwerp, constructie en uitvoer – zonder te compenseren op de ervaring van haar gasten. Het was deze filosofie die het hotel als een van de eerste hotels binnen Europa de hoogst mog...

Amsterdam Achtergronden
Tatoeage voor gasten INK Hotel Amsterdam

Gasten van INK Hotel Amsterdam - MGallery kunnen hun verblijf vanaf 17 juni 2019 nog onvergetelijker maken met een echte tatoeage. Alle MGallery hotels wereldwijd stellen een 'Memorable Moment' pakket samen voor hun gasten: een bijzondere ervaring die past bij het hotel en de stad. De tatoea...

Hotelbouwplannen Amsterdam
Wordt Double Tree Hotel Centraal in Amsterdam verkocht?

De Chinese investeerder Anbang zou in gesprek zijn om één van de grootste hotels in het centrum van Amsterdam te verkopen aan de Franse verzekeraar AXA. Persbureau Bloomberg meldt dit. Ingewijden zouden spreken over een bod van 425 miljoen euro voor Double Tree Hotel by Hilton Amsterda...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Lees Nu
Columns Sander Allegro
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2019 - Uitgeverij PS

Uitgave door: