Als een all-in-one hotelsysteem écht zou werken zoals beloofd, zouden hoteliers vandaag minder Excel-bestanden gebruiken dan ooit. Minder losse tools. Minder workarounds. Minder frustratie op de werkvloer. De realiteit is precies het tegenovergestelde.
Nooit eerder hadden hotels zoveel systemen tegelijk in gebruik. Niet ondanks, maar juist dankzij de belofte van alles-in-één. Waar één platform eenvoud beloofde, ontstond in de praktijk een lappendeken van extra tools, handmatige processen en tijdelijke oplossingen 'voor erbij'. All-in-one klinkt overzichtelijk op papier, maar blijkt in de dagelijkse operatie vooral een compromis.
De complexiteit van het moderne hotel
Hotels zijn de afgelopen jaren niet eenvoudiger geworden. Dynamische pricing, online distributie, loyalty, payments, workforce planning, energiebeheer en rapportage richting eigenaren vragen allemaal om gespecialiseerde functionaliteit. Elk domein ontwikkelt zich in zijn eigen tempo, gedreven door wetgeving, technologie en veranderend gastgedrag.
Precies daar loopt de all-in-one belofte vast. Eén leverancier kan onmogelijk in alle disciplines even snel en even goed innoveren. Het resultaat is voorspelbaar: sommige modules lopen voor, andere lopen achter. En waar het systeem tekortschiet, ontstaat schaduwadministratie.
Functionaliteit versus flexibiliteit
De kernvraag is niet of een all-in-one systeem kan werken, maar of het voldoende flexibiliteit biedt. Alles-in-één platformen bewegen in het tempo van de leverancier, niet in dat van het hotel. Als revenue management of betalingsverkeer sneller verandert dan het PMS, moet het hele platform mee. Dat gebeurt zelden.
Modulaire IT-architectuur keert dit principe om. In plaats van één groot systeem dat alles probeert te doen, kiezen hoteliers per domein de beste oplossing. Een PMS voor kernprocessen, gespecialiseerde tools voor revenue, marketing of operations. Niet uit luxe, maar uit noodzaak.
Het misverstand over complexiteit
Tegen modulaire stacks wordt vaak gezegd dat ze complex zijn. “Dan moeten we alles koppelen.” Dat klopt, maar die complexiteit bestaat ook in all-in-one omgevingen — alleen is die daar minder zichtbaar. Integraties zitten intern verstopt, zijn moeilijk aanpasbaar en nauwelijks beïnvloedbaar.
Het verschil zit in regie. Bij een modulaire stack bepaalt de hotelier zelf welke systemen samenwerken, welke data gedeeld wordt en welke onderdelen vervangbaar blijven. Dat vraagt meer aandacht bij implementatie, maar voorkomt structurele beperkingen later.
De mythe van één waarheid
All-in-one leveranciers spreken graag over “één bron van waarheid”. In de praktijk is die waarheid meestal beperkt tot het eigen platform. Data over betalingen, marketing, energie of personeel leeft alsnog elders.
Modulaire architectuur accepteert dat waarheid verdeeld is. Niet alles hoeft in één database te staan, zolang definities kloppen en data toegankelijk is. Het draait minder om centralisatie en meer om consistentie en inzicht.
Vendor lock-in als strategisch risico
Een onderschat risico van all-in-one platformen is afhankelijkheid. Hoe meer processen erin zitten, hoe moeilijker verandering wordt. Niet omdat het technisch onmogelijk is, maar omdat de operationele impact te groot is geworden.
Modulaire stacks verlagen die drempel. Je vervangt geen volledig landschap, maar één bouwsteen. Technologie wordt daarmee weer een hulpmiddel in plaats van een rem op ontwikkeling.
Wat betekent dit voor hoteliers?
De vraag is niet of je vandaag afscheid moet nemen van je huidige systeem. De relevante vraag is: waar wil je wendbaar blijven?
- Welke onderdelen van je operatie veranderen snel?
- Waar wil je kunnen experimenteren?
- En waar accepteer je stabiliteit boven innovatie?
All-in-one kan prima functioneren voor stabiele kernprocessen. Maar hoe meer een hotel wil sturen op rendement, gastbeleving en efficiency, hoe groter de behoefte aan gespecialiseerde oplossingen.
Conclusie
De belofte van all-in-one was eenvoud. De realiteit is dat eenvoud vandaag niet meer zit in één systeem, maar in een doordachte samenstelling van systemen. Niet alles onder één dak, maar wel alles bewust gekozen.
De toekomst van hotel-IT is niet groter, maar gerichter. Minder alles-in-één, meer precies-goed-genoeg.
De vraag voor hoteliers is daarom niet: welk systeem kan alles?
Maar: welke stack past bij hoe mijn hotel vandaag én morgen wil werken?
Patrick van der Wardt houdt zich als ‘The Hotel IT Guy’ bezig met technologiestrategieën voor hotels. Voor Hospitality Management schrijft hij de Hotel Tech Update.
Blijf op de hoogte!
Twee keer per week het actuele en relevante hotelnieuws in uw mailbox? Registreer hier voor onze gratis digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
