E-procurement: internets wonderkind?

18 april 2001 | Redactie

Onlangs verscheen het boek ‘E-business your business’ van de Nederlander Boudewijn Raessens. Het boek geeft een helder overzicht van de actuele stand van zaken op het gebied van e-commerce en e-business. Een van de onderwerpen die het boek behandelt, is e-procurement: inkoop via internet. Het is een van de weinige internettoepassingen waar nu al flink geld mee wordt verdiend. Nu de miljoenen verslindende ‘dotcoms’ uit de gratie zijn, verschuift de aandacht - volgens Boudewijn Raessens - richting e-procurement.

‘Bedrijven zeggen vaak: we willen iets met e-commerce doen, maar we weten nog niet wat. De tegenvraag die ik altijd stel is: wat is je doel? Er bestaat natuurlijk geen standaardrecept. Een bedrijf moet eerst gaan kijken waar de sterke en zwakke punten liggen. Aan de hand daarvan moet men zich een concreet doel stellen dat men met internet wil bereiken. Voor het ene bedrijf is dat omzetverhoging, voor een ander bedrijf is dat klanttevredenheid, voor weer een ander is dat kostenbesparing.’ - Aan het woord is Boudewijn Raessens, docent e-business aan de Fontys Hogeschool in Eindhoven.

Promotie

Raessens schreef ‘E-business your business’ omdat, volgens hem, de meeste internetboeken te specialistisch of te Amerikaans zijn. In zijn boek geeft Raessens een totaaloverzicht. Hoewel de titel misschien anders doet vermoeden, is het boek in (helder) Nederlands geschreven. Vanuit een algemene inleiding in de e-terminologie en een overzicht van economische achtergronden gaat hij gedetailleerd in op kwesties als websites, Customer Relation Management en e-procurement. Het boek is bedoeld om managers - dus ook hôteliers - een snel inzicht te geven in de wereld van e-business.

Zoals het eerste Hotel Continu Onderzoek (door Hospitality Management en Deloitte & Touche) begin dit jaar uitwees, weten veel hôteliers nog steeds niet wat ze met internet kunnen en willen doen. De meeste hôteliers zien vooral mogelijkheden voor promotie en kamerreserveringen; zij concentreren zich dus op de interactie met de consument, ofwel de verkoopkant. Internet kan echter ook ingezet worden voor de interactie met zakelijke partners: de inkoopkant. Slechts 20% van de hôteliers had begin dit jaar gedacht aan deze mogelijkheid.

Volgens Raessens zou dit wel eens een inschattingsfout kunnen zijn: ‘Uit recent onderzoek blijkt dat vooral met e-procurement, aan de inkoopzijde dus, geld te besparen is. Als je de inkoopkosten met 10% omlaag kunt brengen, geeft dat direct een enorme rendementsverbetering. Als je eenzelfde stijging van het rendement wil halen door meer te verkopen, moet je naar verhouding veel meer inspanning verrichten. In tegenstelling tot toepassingen in de dotcom-sfeer, zijn bij e-procurement de investeringen dus meteen gedekt. De kostenbesparingen zijn redelijk te voorspellen en op korte termijn te realiseren.’

Kosten omlaag

Het basisidee van e-procurement is dat er wordt ingekocht via internet. Raessens stelt dat een bedrijf eerst in kaart moet brengen hoe er op dit moment wordt ingekocht, en waar potentieel voor verbetering is: ‘Je moet jezelf een meetbaar doel stellen, bijvoorbeeld een kostenbesparing van 10% binnen een jaar.’

Door automatisering kan vervolgens de inkoop in banen worden geleid. Alle inkoop zal op den duur geschieden via één verzamelpunt op internet: het e-procurementsysteem. Een van de belangrijkste dingen die moet gebeuren, is het opstellen van een lijst van voorkeursleveranciers.

De besparingen bij inkoop via internet zijn, volgens Raessens, in drie categorieën in te delen. In de eerste plaats gaan de arbeids- en transactiekosten omlaag. Raessens: ‘Uit onderzoek bleek dat in 2000 de kosten van een geautomatiseerde bestelling 30 dollar waren in de VS. De kosten van een handmatige bestelling waren veel hoger: 150 dollar.’ Een tweede besparing is te behalen doordat alle inkopers bedrijfsbreed gaan inkopen bij de geprefereerde leveranciers. In de praktijk komt het nogal vaak voor dat verschillende inkopers hun eigen voorkeuren hebben. Door dit middels internet te automatiseren voorkom je dat de inkopers naar een duurdere partij stappen. In de derde plaats krijgt het management door de geautomatiseerde inkoop een duidelijk beeld van het inkoopbeleid: hoeveel wordt er gekocht bij welke leverancier? Door bedrijfsbrede consolidatie van deze gegevens  krijgt het inkopende bedrijf een betere onderhandelingspositie.

Tot nu toe spelen grote bedrijven de belangrijkste rol in de succesverhalen over e-procurement: vier jaar geleden besloot computergigant Cisco om de inkoop van goederen, zoals computerhardware en kantoorbenodigdheden, via internet te stroomlijnen. Cisco is actief in 48 landen. Door de inkoop via internet te regelen, werd in 2000 wereldwijd ruim één miljard dollar bespaard.

Connecties

De kosten om e-procurement in te voeren in een bedrijf, zijn zeker niet triviaal. Voor het kopen en implementeren van software betaalde men in 2000 gemiddeld 1,2 miljoen dollar. Bedrijven die de software huurden via internet, kwamen 30% goedkoper uit.

Raessens bestrijdt dat e-procurement hiermee alleen interessant is voor de allergrootste bedrijven: ‘Bij een middelgrote onderneming (tussen de 100 en 500 werknemers) verwacht men een gemiddelde besparing van twee miljoen dollar per jaar door e-procurement. Elke middelgrote onderneming zou de mogelijkheden van e-procurement dus op zijn minst moeten onderzoeken.’

Voor de individuele hotels zal e-procurement voorlopig niet haalbaar zijn, als we naar deze getallen kijken. Ketenhotels vallen echter wel degelijk in de categorie bedrijven voor wie e-procurement geld zou kunnen opleveren. Raessens: ‘In ketenverband kun je onderling veel afstemmen. Bij het opstellen van een lijst met geprefereerde leveranciers heeft het voordelen als je connecties in het hele land hebt. Het is absoluut niet nodig dat de vestiging in Maastricht inkoopt in Maastricht, terwijl in Groningen een betere leverancier zit.’

De invoering van e-procurement is een ingrijpende gebeurtenis. Raessens: ‘De hele organisatie moet ervan overtuigd worden dat dit een goede manier van werken is. Je moet een inkoopstrategie formuleren; de medewerkers moeten weten dat er preferentieleveranciers zijn. In het eerste jaar zullen er dus extra kosten zijn, afhankelijk van hoe ver je organisatie met internet is. Als er nog een houding in het bedrijf heerst van ‘zou dat nou wel iets worden met internet’, kun je beter eerst op een eenvoudiger manier met internet gaan werken. Er moet een redelijke voedingsbodem zijn,’ aldus Raessens.

Het moge duidelijk zijn dat kostenbesparing via internet bij de meeste hotels nog wel even op zich zal laten wachten. Gelukkig wordt voor de klanttevredenheid het internet al meer ingezet. Raessens geeft hiervan een voorbeeld uit de eigen, recente ervaring: ‘Binnenkort ga ik naar Taragona. Ik heb daar ook een hotel nodig. Het eerste dat ik dus heb gedaan, is op internet zoeken. Zo kwam ik bij een hotel uit, dat mij op de website meteen een plattegrond gaf om vanaf het vliegveld naar het hotel te komen. Erg handig. Er stonden ook een paar foto’s van het hotel bij, die een sympathieke indruk gaven. Ik heb daar dus geboekt. Door die website heb ik als klant al meteen een positieve indruk.’

E-terminologie:
E-business: alle zakelijke handelingen die via internet worden uitgevoerd; e-commerce en e-procurement zijn daar onderdelen van.
E-commerce: verkoop van producten en diensten via internet.
E-procurement: inkoop via internet op de zakelijke markt.

HM302001

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Overig nieuws

Wet- en regelgeving KHN
KHN: Alcoholklok hotels wederom toppunt van symboolpolitiek

KHN heeft vol onbegrip kennis genomen van het kabinetsbesluit om vanaf vrijdagavond 23 oktober een alcoholklok voor hotels in te voeren. Volgens dit besluit mag er vanaf vanavond in hotels na 20:00 uur ook geen alcohol meer worden geschonken of genuttigd in publieke ruimten zoals in het restaurant o ...

Achtergronden Coronacrisis
Horecaondernemers krijgen eenmalig 2500 euro overheidssteun

De horecabedrijven die vanwege de coronacrisis gesloten zijn, kunnen een eenmalige uitkering van gemiddeld 2500 euro tegemoetzien. Het bedrag is afhankelijk van het geleden omzetverlies. Dit meldt de NOS op basis van verklaringen van Haagse ingewijden. De maatregel zal deel uitmaken van het derde st ...

Wet- en regelgeving Coronacrisis
Ook in hotels geen alcohol meer na 20.00 uur

In bars en restaurants van hotels mag vanaf vanavond 20.00 uur geen alcohol meer worden geserveerd. Ook niet via roomservice. Hiermee trekt het kabinet de lijn met het verbod op de verkoop van alcohol in winkels tussen 20.00 en 07.00 uur door. In winkels is dat sinds vorige week woensdag niet meer t ...

Interview Longread
Martin Lindelauf met pensioen: een interview in 41 vragen, deel 4

Na 41 dienstjaren houdt Martin Lindelauf (61) het voor gezien. Hij laat de hotellerie achter zich. In 41 vragen portretteert Hospitality Management de gedreven hotelier. Dit is deel 4 uit de reeks, die uit vier delen bestaat. Let je extra op de kwaliteit van de bouw van een hotel? ...

Columns
Column Ewout Hoogendoorn: Het nut van data is nul

‘72 procent van de grotere ondernemingen is er nog niet in geslaagd om een datagedreven cultuur te creëren. Dat getal zal onder MKB-bedrijven nog veel hoger uitvallen’. Veel bedrijven investeren erin, maar zijn dus niet niet in staat een cultuurverandering tot stand te brengen. Hoe ...

Opening Internationaal
Ruby Hotels: een derde hotel in Londen én uitbreiding in Wenen

Ruby Hotels heeft vertrouwen in de toekomst. Ondanks de huidige uitdagende tijd waarin ook deze hotelgroep hard geraakt wordt door de gevolgen van Covid-19, wordt er nog steeds uitgebreid. Zowel in het openen van nieuwe hotels als in het uitbreiden van bestaande. Meet Ruby Zoe! Na de succesvol ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Lees Nu
Wat vindt Sander Allegro ervan?
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: