Moet je digitale kassagegevens bewaren?

11 november 2015 |
Moet je digitale kassagegevens bewaren?

Op de vraag 'Moet je als horeaondernemer digitale kassagegevens bewaren?' is het antwoord 'ja'. Digitale detailgegevens uit
een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren. Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak. Belangrijk is dat de ondernemer door de Hoge Raad zelf verantwoordelijk wordt gehouden voor het goed bewaren van digitale detailgegevens, ook als zijn afrekensysteem onvoldoende geheugencapaciteit heeft.

Wat staat hierover in de wet?
De kern van de administratieplicht van een ondernemer is geregeld in AWR art. 52. De wet zegt dat een ondernemer een administratie moet voeren die past bij de aard en omvang van de onderneming. Ook is de ondernemer verantwoordelijk voor het bewaren van gegevens en om deze bij controle aan te leveren bij de Belastingdienst, zodat zij binnen redelijke tijd een controle kan uitvoeren.

Wat houdt de uitspraak van de Hoge Raad in?
Door technologische ontwikkelingen, zoals kassabediening vanaf mobiele telefoons en opslag in de cloud, veranderen de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt echter in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle. Een bedrijf moet binnen redelijke tijd gecontroleerd kunnen worden, zo is de redenering. Het nakijken van controlerollen zou teveel tijd kosten om de hoogte van de omzet te controleren. En om op artikelniveau het verband tussen inkopen en verkopen vast te kunnen stellen is informatie nodig over bestellingen, verkopen en betalingen. Vandaar de uitspraak dat detailgegevens uit een kassa bewaard moeten blijven. Het argument van de ondernemer dat de kassa onvoldoende capaciteit heeft om deze gegevens gedurende de bewaartermijn te bewaren, wordt door de rechter niet als excuus geaccepteerd.

Wat zijn de gevolgen van de uitspraak?
Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en de ondernemer kan de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden dat de Belastingdienst de administratie verwerpt. Het gevolg is dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard. Daarom adviseren de Belastingdienst en accountants ondernemers met toonbankverkeer om een moderne kassa aan te schaffen. Een moderne kassa ondersteunt het bedrijfsproces en bewaart de geregistreerde gegevens, digitaal, in detail.

Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem
Softwareontwikkelaars, leveranciers en accountants hebben samen met de Belastingdienst een norm ontwikkeld voor kassa’s: het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Een keurmerkkassa geeft een volledig, duidelijk en inzichtelijk rapport van de geregistreerde omzet, voorziet in de wettelijke bewaarplicht, maar geeft ook inzicht in omzet en voorraad en faciliteert in controle op het personeel. Deze zekerheden bieden een belangrijke bijdrage aan een betrouwbare bedrijfsvoering.

Kijk voor meer informatie op www.keurmerkafrekensystemen.nl
Christel Tuin

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Overig nieuws

Wet- en regelgeving KHN
KHN: Alcoholklok hotels wederom toppunt van symboolpolitiek

KHN heeft vol onbegrip kennis genomen van het kabinetsbesluit om vanaf vrijdagavond 23 oktober een alcoholklok voor hotels in te voeren. Volgens dit besluit mag er vanaf vanavond in hotels na 20:00 uur ook geen alcohol meer worden geschonken of genuttigd in publieke ruimten zoals in het restaurant o ...

Achtergronden Coronacrisis
Horecaondernemers krijgen eenmalig 2500 euro overheidssteun

De horecabedrijven die vanwege de coronacrisis gesloten zijn, kunnen een eenmalige uitkering van gemiddeld 2500 euro tegemoetzien. Het bedrag is afhankelijk van het geleden omzetverlies. Dit meldt de NOS op basis van verklaringen van Haagse ingewijden. De maatregel zal deel uitmaken van het derde st ...

Wet- en regelgeving Coronacrisis
Ook in hotels geen alcohol meer na 20.00 uur

In bars en restaurants van hotels mag vanaf vanavond 20.00 uur geen alcohol meer worden geserveerd. Ook niet via roomservice. Hiermee trekt het kabinet de lijn met het verbod op de verkoop van alcohol in winkels tussen 20.00 en 07.00 uur door. In winkels is dat sinds vorige week woensdag niet meer t ...

Interview Longread
Martin Lindelauf met pensioen: een interview in 41 vragen, deel 4

Na 41 dienstjaren houdt Martin Lindelauf (61) het voor gezien. Hij laat de hotellerie achter zich. In 41 vragen portretteert Hospitality Management de gedreven hotelier. Dit is deel 4 uit de reeks, die uit vier delen bestaat. Let je extra op de kwaliteit van de bouw van een hotel? ...

Columns
Column Ewout Hoogendoorn: Het nut van data is nul

‘72 procent van de grotere ondernemingen is er nog niet in geslaagd om een datagedreven cultuur te creëren. Dat getal zal onder MKB-bedrijven nog veel hoger uitvallen’. Veel bedrijven investeren erin, maar zijn dus niet niet in staat een cultuurverandering tot stand te brengen. Hoe ...

Opening Internationaal
Ruby Hotels: een derde hotel in Londen én uitbreiding in Wenen

Ruby Hotels heeft vertrouwen in de toekomst. Ondanks de huidige uitdagende tijd waarin ook deze hotelgroep hard geraakt wordt door de gevolgen van Covid-19, wordt er nog steeds uitgebreid. Zowel in het openen van nieuwe hotels als in het uitbreiden van bestaande. Meet Ruby Zoe! Na de succesvol ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Lees Nu
Wat vindt Sander Allegro ervan?
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: