Moet je digitale kassagegevens bewaren?

11 november 2015 |
Moet je digitale kassagegevens bewaren?<

Op de vraag 'Moet je als horeaondernemer digitale kassagegevens bewaren?' is het antwoord 'ja'. Digitale detailgegevens uit
een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren. Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak. Belangrijk is dat de ondernemer door de Hoge Raad zelf verantwoordelijk wordt gehouden voor het goed bewaren van digitale detailgegevens, ook als zijn afrekensysteem onvoldoende geheugencapaciteit heeft.

Wat staat hierover in de wet?
De kern van de administratieplicht van een ondernemer is geregeld in AWR art. 52. De wet zegt dat een ondernemer een administratie moet voeren die past bij de aard en omvang van de onderneming. Ook is de ondernemer verantwoordelijk voor het bewaren van gegevens en om deze bij controle aan te leveren bij de Belastingdienst, zodat zij binnen redelijke tijd een controle kan uitvoeren.

Wat houdt de uitspraak van de Hoge Raad in?
Door technologische ontwikkelingen, zoals kassabediening vanaf mobiele telefoons en opslag in de cloud, veranderen de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt echter in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle. Een bedrijf moet binnen redelijke tijd gecontroleerd kunnen worden, zo is de redenering. Het nakijken van controlerollen zou teveel tijd kosten om de hoogte van de omzet te controleren. En om op artikelniveau het verband tussen inkopen en verkopen vast te kunnen stellen is informatie nodig over bestellingen, verkopen en betalingen. Vandaar de uitspraak dat detailgegevens uit een kassa bewaard moeten blijven. Het argument van de ondernemer dat de kassa onvoldoende capaciteit heeft om deze gegevens gedurende de bewaartermijn te bewaren, wordt door de rechter niet als excuus geaccepteerd.

Wat zijn de gevolgen van de uitspraak?
Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en de ondernemer kan de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden dat de Belastingdienst de administratie verwerpt. Het gevolg is dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard. Daarom adviseren de Belastingdienst en accountants ondernemers met toonbankverkeer om een moderne kassa aan te schaffen. Een moderne kassa ondersteunt het bedrijfsproces en bewaart de geregistreerde gegevens, digitaal, in detail.

Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem
Softwareontwikkelaars, leveranciers en accountants hebben samen met de Belastingdienst een norm ontwikkeld voor kassa’s: het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Een keurmerkkassa geeft een volledig, duidelijk en inzichtelijk rapport van de geregistreerde omzet, voorziet in de wettelijke bewaarplicht, maar geeft ook inzicht in omzet en voorraad en faciliteert in controle op het personeel. Deze zekerheden bieden een belangrijke bijdrage aan een betrouwbare bedrijfsvoering.

Kijk voor meer informatie op www.keurmerkafrekensystemen.nl
Christel Tuin

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Overig nieuws

Hotelier Gijs Hendrikx: ''Ik betaal huur op basis van bezetting. Dat heeft me gered!''

“Hee, met Gijs!” Ik moet even nadenken, maar dan valt het kwartje. Het is Gijs Hendrikx, de veelbelovende en succesvolle hotelier uit Venlo die mij belt. “Ik bel je even om te vertellen hoe het hier in Venlo allemaal is gegaan tijdens de coronacrisis. Volgens mij mag ik mij in de h...

Interview
Ambities bij hotel blooming in Bergen ''Een Bib Gourmand zou geweldig zijn''

Dit interview is onderdeel van het drieluik ‘Hotellerie aan de Noordzeekust geportretteerd’. Twee weken geleden publiceerden we deel 1, het interview met Syrco Bakker, tweesterrenchef van Pure C, onderdeel van Strandhotel Candzand-Bad. Vorige week volgde deel 2: het interview met Mariann...

Onderwijs Ondernemen
Deze hotelprofessionals zijn klaar voor het post-corona tijdperk

Blije gezichten van hotelprofessionals. We vonden het wel weer eens tijd om met iets positiefs te komen. Op de foto zie je de cursisten die met goed gevolg de Revenue Management training - aangeboden door HM Academy, met als trainer Stan Josephi - hebben afgerond. Kansen pakken Ondanks de rece...

Hotelbouwplannen Achtergronden
Hotel de Heerlickheijd van Ermelo heeft een compleet nieuwe fitness

Hotel de Heerlickheijd heeft geïnvesteerd in een compleet nieuwe fitness. Gasten van het hotel en inwoners van en rondom Ermelo kunnen aan de slag met de gloednieuwe apparatuur en gewichten om optimaal te werken aan hun conditie en gezondheid. De Wellness & Fitnessclub wordt aanstaande zate...

Toerisme Coronacrisis
Helft minder Nederlanders op vakantie in maart 2020

In maart 2020 gingen er 1,7 miljoen Nederlanders minder op vakantie dan in dezelfde maand van 2019. Dit is een daling van ruim 50 procent. Over het eerste kwartaal van 2020 is de daling 18 procent ten opzichte van het eerste kwartaal van 2019. De daling geldt voor zowel vakanties in het buitenland a...

Achtergronden Coronacrisis
Hoteliers.com organiseert eerste drive-in masterclass

Deze week organiseerde Hoteliers.com, leverancier van commissievrije boekingssoftware voor hotels, een uniek evenement voor haar klanten. Bij Hotel Ernst Sillem Hoeve in Den Dolder was een gedeelte van het parkeerterrein omgetoverd tot een drive-in bioscoop en op het scherm presenteerde Hoteliers.c...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Lees Nu
Columns Sander Allegro
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2020 - Uitgeverij PS

Uitgave door: