Moet je digitale kassagegevens bewaren?

11 november 2015 |
Moet je digitale kassagegevens bewaren?<

Op de vraag 'Moet je als horeaondernemer digitale kassagegevens bewaren?' is het antwoord 'ja'. Digitale detailgegevens uit
een kassa moeten bewaard blijven, zodat de Belastingdienst een efficiënte controle kan uitvoeren. Dit zegt de Hoge Raad in een recente uitspraak. Belangrijk is dat de ondernemer door de Hoge Raad zelf verantwoordelijk wordt gehouden voor het goed bewaren van digitale detailgegevens, ook als zijn afrekensysteem onvoldoende geheugencapaciteit heeft.

Wat staat hierover in de wet?
De kern van de administratieplicht van een ondernemer is geregeld in AWR art. 52. De wet zegt dat een ondernemer een administratie moet voeren die past bij de aard en omvang van de onderneming. Ook is de ondernemer verantwoordelijk voor het bewaren van gegevens en om deze bij controle aan te leveren bij de Belastingdienst, zodat zij binnen redelijke tijd een controle kan uitvoeren.

Wat houdt de uitspraak van de Hoge Raad in?
Door technologische ontwikkelingen, zoals kassabediening vanaf mobiele telefoons en opslag in de cloud, veranderen de eisen aan een administratie. Bij sommige kassa’s worden de detailgegevens elke week overschreven om geheugen te besparen. De Hoge Raad bevestigt echter in zijn uitspraak dat de detailgegevens nodig zijn voor een efficiënte controle. Een bedrijf moet binnen redelijke tijd gecontroleerd kunnen worden, zo is de redenering. Het nakijken van controlerollen zou teveel tijd kosten om de hoogte van de omzet te controleren. En om op artikelniveau het verband tussen inkopen en verkopen vast te kunnen stellen is informatie nodig over bestellingen, verkopen en betalingen. Vandaar de uitspraak dat detailgegevens uit een kassa bewaard moeten blijven. Het argument van de ondernemer dat de kassa onvoldoende capaciteit heeft om deze gegevens gedurende de bewaartermijn te bewaren, wordt door de rechter niet als excuus geaccepteerd.

Wat zijn de gevolgen van de uitspraak?
Als er bij controle een verschil van mening is over de omzet en de ondernemer kan de detailgegevens van de kassa niet digitaal aanleveren, dan kan dat ertoe leiden dat de Belastingdienst de administratie verwerpt. Het gevolg is dat de bewijslast wordt omgekeerd en verzwaard. Daarom adviseren de Belastingdienst en accountants ondernemers met toonbankverkeer om een moderne kassa aan te schaffen. Een moderne kassa ondersteunt het bedrijfsproces en bewaart de geregistreerde gegevens, digitaal, in detail.

Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem
Softwareontwikkelaars, leveranciers en accountants hebben samen met de Belastingdienst een norm ontwikkeld voor kassa’s: het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem. Een keurmerkkassa geeft een volledig, duidelijk en inzichtelijk rapport van de geregistreerde omzet, voorziet in de wettelijke bewaarplicht, maar geeft ook inzicht in omzet en voorraad en faciliteert in controle op het personeel. Deze zekerheden bieden een belangrijke bijdrage aan een betrouwbare bedrijfsvoering.

Kijk voor meer informatie op www.keurmerkafrekensystemen.nl
Christel Tuin

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Overig nieuws

Economie
QL Hotels & Restaurants overgenomen door EHM Group

Met ingang van het nieuwe jaar zal QL Hotels & Restaurants worden voortgezet als onafhankelijk onderdeel van EHM Group. Het samenwerkingsverband van exclusieve hotels en restaurants, actief in 9 Europese landen en met bijna 140 leden, komt per 1 januari 2020 onder leiding van Sander Allegro. ...

Personalia
Sander Allegro nieuwe algemeen directeur van QL Hotels

Sander Allegro, vaste columnist voor Hospitality Management, maakte zojuist via social media bekend dat hij per 1 januari 2020 aan de slag gaat als algemeen directeur van QL Hotels. Hieronder lees je de bekendmaking van Sander, die hij op Facebook plaatste: 'Per 1 januari 2020 ga ik aan de sl...

Achtergronden Internationaal
Virtuoso feliciteert awardwinnende topmanagers

Wereldwijd reisnetwerk Virtuoso feliciteert de vijf leden en adviseurs van het reisbureau die de EMEA netwerkprijzen voor innovatie, leiderschap en verkoopkracht hebben gewonnen. De Virtuoso EMEA Member Awards tonen leden die het kaliber van het talent binnen het netwerk illustreren. De winnaars wer...

Opening Internationaal
Louvre Hotels Group opent twee hotels in ‘Le Belaroïa’

Louvre Hotels Group zet zijn ontwikkelingsstrategie voort door uit te breiden op belangrijke locaties. Deze keer richten zij zich in Montpellier specifiek op Le Belaroïa, een complex van 9000 m2, ontworpen door de Franse architect Manuelle Gautrand. In dit complex worden voor het eerst in Frank...

Achtergronden
Camille Oostwegel senior neemt afscheid

In 2020 gaat de Oostwegel Collection een nieuwe fase in, zo laat het Limburgse hotelbedrijf weten. Camille sr. neemt op zijn zeventigste verjaardag afscheid als eigenaar en algemeen directeur en draagt het stukje over aan zijn zoon, Camille jr. In het nieuwe jaar gaat de Oostwegel Collection vers...

Awards F&B
Genomineerden F&B Professional of the Year 2020 bekend

Ieder jaar gaat de AF&BM, hét netwerk voor F&B professionals, op zoek naar de F&B Professional of the Year. Dit is die professional die gastheer of -vrouw pur sang is en die dag in dag uit laat zien dat hij of zij met aanstekelijk enthousiasme een echte motivator en coach is voor ...

Meer nieuws

Schrijf gratis in voor de nieuwsbrief

Twee keer per week alle hotelupdates

Lees Nu
Columns Sander Allegro
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2019 - Uitgeverij PS

Uitgave door: