Stel je voor: je hebt als hotel alles netjes op orde. De kamers zijn strak schoon, de front-office draait soepel, de bezettingsgraad is hoog en het ontbijt krijgt vijf sterren op TripAdvisor. En toch zit ergens, achter een scherm, iemand dagelijks handmatig data uit het PMS te knippen en te plakken naar de boekhouding. Ooit was dat normaal. In 2025 is het dat allang niet meer.
In mijn werk spreek ik wekelijks met hoteliers die hun tech stack willen optimaliseren. Distributie? Volop aandacht. Revenue tools? Vinden ze spannend. Gastervaring? Volledig geautomatiseerd. Maar zodra we bij finance komen, hoor ik ineens zinnen als “daar doen we nog veel handmatig” of “dat is iets voor onze accountant”. En daar gaat het mis
Want laten we eerlijk zijn: het PMS is het kloppend hart van de operatie. Alles - van check-in tot upsells en no-shows - komt daar samen. En wat doet het PMS aan het einde van de dag? Het spuugt omzetdata uit. En vervolgens? Dan begint het gepruts met exports, Excel-sheets, foutgevoelige journaalposten, verkeerde btw-codes, ontbrekende kassasluitingen en openstaande folio’s die nergens in de boekhouding terechtkomen. Niet bepaald een futureproof of schaalbaar proces!
Van manuele arbeid naar machineprecisie
Er bestaat inmiddels iets wat hoteliers veel tijd, fouten en frustratie bespaart: integratie. Een directe koppeling tussen het PMS en de financiële software zorgt ervoor dat alle relevante data automatisch wordt doorgeschoten naar de boekhouding. Kameromzet, toeristenbelasting, restaurantverkopen, annuleringen - allemaal netjes geclassificeerd op grootboekniveau. Iedere dag. Zonder dat iemand ernaar hoeft te kijken.
Het is een stille revolutie. Want daar waar systemen met elkaar praten, hoeft de mens minder te typen. En waar minder getypt wordt, ontstaan minder fouten. Eenvoudig gezegd: je haalt het handwerk uit je financiële backoffice en vervangt het door een geautomatiseerd proces dat 24/7 zijn werk doet. Geen gebroken Excel-links meer, geen handmatig boeken van cash-afstortingen, geen discussies meer over verschillen tussen het PMS en de cijfers van de accountant.
Tijdswinst die geld waard is
De voordelen zijn concreet en meetbaar. Een integratie bespaart dagelijks uren aan handmatige invoer, correcties en controles. Die tijd kan besteed worden aan analyse, forecast, strategische keuzes. Of gewoon aan uw gasten. Bovendien levert het op termijn directe kostenbesparing op. Want een fout in de btw-aangifte, een verkeerd geboekte groepsreservering of een kwijtgeraakte factuur kan flink in de papieren lopen.
En de kwaliteit van de financiële rapportages? Die gaat met sprongen vooruit. In plaats van achteraf corrigeren, is er realtime inzicht. Managementrapportages worden betrouwbaarder, de P&L klopt tot op de komma, en u weet eindelijk zeker dat het kassasysteem dezelfde werkelijkheid laat zien als het grootboek.
“Maar wij doen het al jaren zo…”
De meest gehoorde tegenwerping? “Maar onze manier werkt al jaren prima.” En dat snap ik. Want finance is zelden het eerste gebied waar hoteliers willen innoveren. Maar de wereld verandert. Steeds meer boekhoudsystemen (zoals Exact Online, Twinfield, Visma en zelfs internationale ERP-oplossingen) bieden mogelijkheden tot automatische integratie. En via moderne PMS’en en uitgebreide middleware oplossingen wordt koppelen relatief eenvoudig.
Het is dus niet een kwestie van kunnen, maar van willen. En van prioriteiten stellen. Want ja, de voorkant van de tech stack - gastbeleving, reserveringen, upsells - is belangrijk. Maar vergeet de achterkant niet. Daar zit de cashflow, compliance, de fiscale risico’s. En als die niet goed zitten, kun je de mooiste gastreis ontwerpen, maar zit je alsnog bij de accountant met rode cijfers.
Kies bewust, kies geïntegreerd
Mijn advies? Kijk bij de selectie van een PMS of financieel pakket niet alleen naar functionaliteit, maar ook naar de mate van integratie. Vraag leveranciers: met welke boekhoudpakketten werken jullie samen? Hoe vaak worden de data gesynchroniseerd? Kunnen we rekening houden met grootboekstructuren, btw-tarieven, kassaverschillen?
En nog beter: werk samen met een partij die PMS-agnostisch denkt en helpt de tech stack als geheel te optimaliseren. De tijd dat elk systeem op zichzelf draaide is voorbij. In de moderne hotelomgeving praat alles met elkaar - van reservering tot factuur, van minibar tot maandafsluiting.
Wilt u als hotelier vooruit in een markt waar marges onder druk staan en personeel schaars is? Dan is efficiëntie geen nice-to-have meer, maar pure noodzaak. En dat begint bij systemen die met elkaar praten. Gun uw financiële team een integratie. Ze zullen u dankbaar zijn.
Patrick van der Wardt houdt zich als ‘The Hotel IT Guy’ bezig met technologiestrategieën voor hotels. Voor Hospitality Management schrijft hij de Hotel Tech Update.
Blijf op de hoogte!
Twee keer per week het actuele en relevante hotelnieuws in uw mailbox? Registreer hier voor onze gratis digitale nieuwsbrief en blijf op de hoogte.
